Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Какие нормативные документы по вопросам ведения делопроизводства в организации обязательны для исполнения?

ОТВЕТ: В настоящее время в Республике Беларусь действует ряд нормативных правовых актов в сфере делопроизводства, обязательных к применению всеми организациями независимо от их формы собственности и организационно-правовой формы.

Документирование информации должно осуществляться ее обладателем в соответствии с требованиями делопроизводства, установленными законодательством Республики Беларусь. Порядок документирования информации, обработки, хранения, распространения и (или) предоставления документированной информации, а также пользования ею устанавливается актами законодательства Республики Беларусь, в т.ч. техническими нормативными правовыми актами (ст.19 Закона Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»).

Основным законодательным актом, регламентирующим ведение делопроизводства в Республике Беларусь, является Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», в котором определено, что республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами, а также разрабатывает нормативные правовые акты и методические документы в сфере делопроизводства. В настоящее время таким органом является Министерство юстиции Республики Беларусь.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), в которой закреплены общие принципы ведения делопроизводства, правила подготовки и оформления документов, организации работы с документами, контроля исполнения документов, составления номенклатуры дел, формирования дел, проведения экспертизы ценности документов, составления описей дел и др., является важным нормативным правовым актом.

Также обязательны для исполнения Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, в которых установлены требования к созданию и организации работы архива организации.

Основные нормативные правовые акты в сфере делопроизводства в Республике Беларусь:

• Закон Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» (далее - Закон № 361-З).

• Закон Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»;

• Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».

• Закон Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»;

• Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»;

• Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2;

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4;

• Инструкция о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 120;

• Инструкция о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 121;

• Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786;

• Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140;

• Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

Рассматривая вопрос о нормативной базе в сфере делопроизводства в Республике Беларусь, обязательной для применения, необходимо остановиться на государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Государственного стандарта Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69 (далее - СТБ 6.38-2004).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Справочно К категории технических нормативных правовых актов относятся технические регламенты, технические кодексы установившейся практики, технические условия, общегосударственные классификаторы технико-экономической и социальной информации, авиационные правила, зоогигиенические, ветеринарные, ветеринарно-санитарные нормы и правила, санитарные нормы, правила и гигиенические нормативы, нормы и правила пожарной безопасности и др. (ст.1 Закона № 361-З). При этом к техническим нормативным правовым актам в области технического нормирования и стандартизации относятся: • технические регламенты; • технические кодексы; • стандарты (в т.ч. государственные стандарты, стандарты организаций); • технические условия (ст.15 Закона Республики Беларусь от 05.01.2004 № 262-З «О техническом нормировании и стандартизации»).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 30 июля 2017 г. Закон № 262-З изложен в новой редакции Законом Республики Беларусь от 24.10.2016 № 436-З. Согласно подп.1.27 п.1 ст.1 новой редакции Закона № 262-З технические нормативные правовые акты в области технического нормирования и стандартизации - технические регламенты Республики Беларусь, технические кодексы установившейся практики, государственные стандарты, общегосударственные классификаторы, технические условия, стандарты организаций.

Юридическая сила технических нормативных правовых актов не одинакова. Так, государственные стандарты Республики Беларусь являются добровольными для применения.

Обратите внимание! В случае если на государственные стандарты дается отсылка в технических регламентах, актах законодательства, обязательных к применению, то такие стандарты становятся обязательными для применения (в той части, в которой на них дается отсылка).

Соответственно, при оформлении организационно-распорядительных документов организациям следует руководствоваться требованиями СТБ 6.38-2004, на который дается соответствующая отсылка в Инструкции по делопроизводству (глава 3 и глава 4).

Наряду с обязательными для применения нормативными правовыми актами существуют и методические документы (указания, рекомендации), которые раскрывают и поясняют положения, зафиксированные в нормативных правовых актах. Например, таким документом является Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.

22.01.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела