Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Какие нормативные документы по вопросам ведения делопроизводства в организации обязательны для исполнения?

ОТВЕТ: В настоящее время в Республике Беларусь действует ряд нормативных правовых актов в сфере делопроизводства, обязательных к применению всеми организациями независимо от их формы собственности и организационно-правовой формы.

Документирование информации должно осуществляться ее обладателем в соответствии с требованиями делопроизводства, установленными законодательством Республики Беларусь. Порядок документирования информации, обработки, хранения, распространения и (или) предоставления документированной информации, а также пользования ею устанавливается актами законодательства Республики Беларусь, в том числе техническими нормативными правовыми актами (ст.19 Закона Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»).

Основным законодательным актом, регламентирующим ведение делопроизводства, является Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», в котором определено, что республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами, а также разрабатывает нормативные правовые акты и методические документы в сфере делопроизводства. В настоящее время таким органом является Министерство юстиции Республики Беларусь.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), в которой закреплены общие принципы ведения делопроизводства, правила подготовки и оформления документов, организации работы с документами, контроля исполнения документов, составления номенклатуры дел, формирования дел, проведения экспертизы ценности документов, составления описей дел и др., является важным нормативным правовым актом.

Также обязательны для исполнения Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, в которых установлены требования к созданию и организации работы архива организации.

Основные нормативные правовые акты в сфере делопроизводства помимо вышеназванных:

• Закон Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» (далее - Закон № 361-З).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 февраля 2019 г. действует новый Закон Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах». Комментарий см. здесь;

• Закон Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»;

• Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»;

• Закон Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»;

• Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2;

• Инструкция о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 120.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 18 февраля 2019 г. действуют Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20;

• Инструкция о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 121.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 18 февраля 2019 г. действует новая Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19;

• Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786;

• перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

Рассматривая вопрос о нормативной базе в сфере делопроизводства в Республике Беларусь, обязательной для применения, необходимо остановиться на СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

Справочно К категории технических нормативных правовых актов относятся технические регламенты, технические кодексы установившейся практики, технические условия, общегосударственные классификаторы технико-экономической и социальной информации, авиационные правила, зоогигиенические, ветеринарные, ветеринарно-санитарные нормы и правила, санитарные нормы, правила и гигиенические нормативы, нормы и правила пожарной безопасности и др. (абзац 26 ст.1 Закона № 361-З). При этом к техническим нормативным правовым актам в области технического нормирования и стандартизации относятся (подп.1.27 п.1 ст.1 Закона Республики Беларусь от 05.01.2004 № 262-З «О техническом нормировании и стандартизации»): • технические регламенты Республики Беларусь; • технические кодексы установившейся практики; • государственные стандарты; • общегосударственные классификаторы; • технические условия; • стандарты организаций.

Юридическая сила технических нормативных правовых актов не одинакова. Так, государственные стандарты Республики Беларусь являются добровольными для применения.

Обратите внимание! В случае если на государственные стандарты дается отсылка в технических регламентах, то такие стандарты становятся обязательными для применения.

В Инструкции по делопроизводству (главы 3 и 4) указано, что в соответствии с СТБ 6.38-2016 разрабатываются бланки документов (п.23) и используются реквизиты при подготовке и оформлении документов (п.35).

Наряду с обязательными для применения нормативными правовыми актами существуют и методические документы (указания, рекомендации), которые раскрывают и поясняют положения, зафиксированные в нормативных правовых актах. Например, таким документом является Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.

19.11.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела