Материал помещен в архив

ВОПРОС: Какие особенности проведения экспертизы ценности электронных документов в организации?

ОТВЕТ: Экспертиза ценности ЭД на этапе подготовки к передаче на хранение в архив организации проводится ЭК (ЦЭК) организации. По результатам экспертизы ценности ЭД составляются описи электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурных подразделений организации. Допускается передача ЭД временного (до 10 лет) хранения в архив организации по номенклатуре дел (п.80 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19, далее - Инструкция № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Инструкцией № 19 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. Комментарий см. здесь.

Справочно Принципы и критерии экспертизы ценности документов определены в главе 7 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

Отбор ЭД и электронных дел к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица по результатам экспертизы ценности после подготовки сводных описей электронных дел и дел на бумажных носителях постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. По результатам экспертизы ценности ЭД, для которых принято решение об увеличении срока хранения, формируются в новое электронное дело. Для электронных дел, не подлежащих дальнейшему хранению, оформляется акт о выделении к уничтожению ЭД и электронных дел, не подлежащих хранению (п.89 Инструкции № 19).

Справочно Пример протокола заседания экспертной комиссии организации об увеличении срока хранения электронных документов см. здесь.

По истечении срока временного хранения ЭД и электронных дел в архиве организации проводится экспертиза ценности с целью включения их в сводные описи (годовые разделы сводных описей) электронных дел постоянного хранения или в акты о выделении к уничтожению ЭД и электронных дел, не подлежащих хранению (п.91 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20, далее - Правила № 20).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением Минюста от 30.08.2022 № 116 в п.91 Правил № 20 слова «сводные описи (годовые разделы сводных описей) электронных дел» заменены словами «описи электронных дел». Комментарий см. здесь.

Электронные дела включаются в акт о выделении к уничтожению ЭД и электронных дел, не подлежащих хранению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен данный акт (п.90 Инструкции № 19).

При уничтожении ЭД и электронных дел из архива организации изымаются все их экземпляры. Съемные носители, пригодные к повторной эксплуатации, после стирания записанной на них информации могут быть использованы для повторной записи информации. Съемные носители, непригодные к использованию, списываются и уничтожаются в установленном порядке. В учетных документах архива организации делается отметка об их списании (п.96 Правил № 20).

Справочно На выделенные к уничтожению электронные дела с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт о выделении к уничтожению ЭД и электронных дел, не подлежащих хранению (п.90 Инструкции № 19).

Сроки хранения ЭД идентичны срокам хранения аналогичных документов на бумажном носителе (п.11 Инструкции № 19).

Справочно Сроки хранения документов определяются в соответствии с перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

В случае если в вышеуказанном Перечне не установлены сроки хранения для ЭД, срок их хранения устанавливается ЭК организации по результатам проведения экспертизы ценности (абзац первый п.176 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

28.10.2019

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела