Материал помещен в архив

ВОПРОС

Каким документом необходимо руководствоваться при установлении сроков хранения документов организации, входящей в систему Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь?

ОТВЕТ

Перечнем типовых документов, а также перечнями документов Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

Республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства утверждает перечень типовых документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения.

Государственные органы, иные государственные организации по согласованию с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства утверждают перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения (части четвертая - пятая ст.4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.5 и 6 ст.4 Закона № 323-З в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З. Комментарий см. здесь.

Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения установлен постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень типовых документов).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечня типовых документов в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь и организаций системы Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь и Министерства юстиции Республики Беларусь от 27.12.2007 № 48/91, утратил силу постановлением Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь и Министерства юстиции Республики Беларусь от 25.02.2014 № 2/49.

Ввиду отсутствия у Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь ведомственного перечня документов с указанием сроков хранения организациям системы ЖКХ при установлении сроков хранения документов, образующихся в процессе их деятельности, необходимо руководствоваться Перечнем типовых документов, поскольку его нормы обязательны к исполнению всеми государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями независимо от видов носителей документов.

Справочно Термин «ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения» упоминается в подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.165.4 п.165 Инструкции № 4 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113.

С учетом специфики деятельности организаций ЖКХ при установлении сроков хранения образующихся в процессе их деятельности документов могут использоваться следующие перечни документов:

• перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по проектированию, строительству, реконструкции (модернизации), реставрации и ремонту объектов недвижимости, с указанием сроков хранения (установлен приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.06.2015 № 27);

• перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по конструированию изделий промышленного производства, разработке технологических процессов, производственной деятельности, научно-исследовательской деятельности, охране объектов интеллектуальной собственности, с указанием сроков хранения (установлен приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.06.2014 № 30).

Указанные перечни, в отличие от Перечня типовых документов, носят рекомендательный характер.

Сроки хранения документов, не включенных в перечни документов с указанием сроков хранения, определяются центральными экспертными комиссиями, экспертными комиссиями организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций) (подп.165.4 п.165 вышеназванной Инструкции).

Справочно Рекомендуем воспользоваться справочником сроков хранения документов.

26.05.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела