Материал помещен в архив

ВОПРОС: Каким образом следует подшивать документы в личном деле работника? Каков процесс (поэтапность) подшивания документов личного дела работника на стадии делопроизводства и на момент передачи их в архив?

ОТВЕТ: Последовательность включения документов в личное дело работника и порядок формирования личных дел регулируются главой 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2.

На этапе ведения личного дела в делопроизводстве (до передачи в архив) документы личного дела подшиваются в отдельную обложку (папку-скоросшиватель). Переплет либо подшивка нитками личных дел на данном этапе нормативными правовыми актами Республики Беларусь не предусмотрена.

Вместе с тем личные дела работников после их увольнения подлежат передаче на хранение в архив организации. Нормативными правовыми актами Республики Беларусь, регулирующими данные вопросы (примечание), установлено, что при подготовке к передаче в архив дела переплетаются либо подшиваются в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций на них.

Примечание. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (утверждена постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4); Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь (утверждены решением коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5).

15.09.2009 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: В постановление Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» на основании постановлений Минюста РБ от 24.10.2011 № 235 (с 22 января 2012 г.) и от 27.01.2012 № 18 (с 21 февраля 2012 г.) внесены изменения и дополнения.