Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Каким способом уничтожаются документы (дела), содержащие служебную информацию ограниченного распространения?

ОТВЕТ: Документы на бумажных носителях передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, при условии исключения возможности прочтения текста. Документы в электронном виде (электронные документы) уничтожаются согласно Правилам № 20.

По истечении установленных сроков хранения документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, подлежат уничтожению в порядке, определенном законодательством. Уничтожение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с электронных носителей, производится способом, исключающим возможность прочтения текста (п.13 Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.08.2014 № 783).

В вводной части акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, указывается не только информация о том, что документы не имеют исторической, научной, социальной, экономической, политической или культурной ценности и утратили практическое значение, но и дополнительно могут указываться основания для снятия ограничительного грифа «Для служебного пользования».

Справочно Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, содержится в приложении 17 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Соответственно, документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, при условии исключения возможности прочтения текста (часть вторая п.107 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.13 Правил № 143 изложена в новой редакции постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

Способы уничтожения документов в электронном виде, содержащих служебную информацию ограниченного распространения:

1) использование специального программного обеспечения путем перезаписи или стирания;

2) воздействие на поверхность съемного носителя магнитным полем (размагничивание);

3) механическое уничтожение съемного носителя вместе с информацией (измельчение, расплавление, использование химикатов). Для обеспечения полной информационной безопасности данный способ является предпочтительным (п.97 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20).

Остается вопрос о порядке механического уничтожения (утилизации) дел с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, если ограничительный гриф еще не снят.

Этот вопрос не урегулирован нормативными правовыми актами, а также Методическими рекомендациями по ведению делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, утвержденными Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь 01.04.2019 № 10.

Одним из вариантов может быть предварительное пропускание таких документов через аппарат для уничтожения бумаги, а затем сдача стружки в упакованном виде в пункт заготовки вторичного сырья. Это позволит исключить возможность прочтения текста и зафиксировать передачу документов (дата и номер накладной) в стороннюю организацию. В этой связи документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, могут включаться как в общий акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, так и отдельный акт о выделении к уничтожению документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, не подлежащих хранению.

Справочно Подробнее см.: «Новые Методические рекомендации по ведению делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения. Комментарий к Методическим рекомендациям по ведению делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, утвержденным Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь 01.04.2019 № 10».

26.07.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела