Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Какими нормативными актами регулируется ведение делопроизводства в Республике Беларусь?

ОТВЕТ: Основным законодательным актом, регламентирующим ведение делопроизводства в Республике Беларусь, является Закон РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее - Закон № 323-З).

Законом № 323-З установлено, что все государственные органы, а также организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению.

Государственные органы, иные организации, представительства иностранных организаций, а также граждане за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства несут ответственность в соответствии с законодательными актами (ст.33 Закона № 323-З).

Общие принципы ведения делопроизводства, общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы определяются Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Требования Инструкции по делопроизводству распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий. Особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регулируются главой 18 Инструкции по делопроизводству.

На основании Инструкции по делопроизводству должны разрабатываться типовые или примерные инструкции для групп однородных организаций определенной отрасли, а также конкретные инструкции по ведению делопроизводства в каждой организации.

Порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан регламентируют:

• Закон РБ от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»;

• Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденное постановлением Совета Министров РБ от 30.12.2011 № 1786.

При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, протоколов, актов, справок, писем и др.) необходимо руководствоваться:

• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69 (далее - СТБ 6.38-2004).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Госстандарта РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41.

Эти документы устанавливают набор постоянных и переменных реквизитов, применяемых при подготовке организационно-распорядительных документов и работе с ними, определяют правила их оформления, порядок расположения на документе и пр.

Как самостоятельный документ СТБ 6.38-2004 входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25. Унифицированная система организационно-распорядительной документации является методическим документом и включает в себя также альбом унифицированных форм организационно-распорядительных документов, классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительную записку к нему. Подсистемы унифицированных форм документов, входящие в УСОРД, включены отдельным классом (0200000000) в общегосударственный классификатор Республики Беларусь (ОКРБ) 010-95 «Унифицированные документы».

Нормативным актом, регламентирующим архивоведческие аспекты делопроизводства, а также деятельность архивов организаций, являются Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные Минюстом РБ от 24.05.2012 № 143.

При определении сроков хранения документов и отборе их на государственное хранение или уничтожение используются перечни типовых документов с указанием сроков хранения (типовые перечни). Под типовыми документами понимаются документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их статуса, ведомственной принадлежности или специфики деятельности. В настоящее время в Республике Беларусь действует перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140.

В типовых перечнях определены сроки хранения как для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, так и для организаций, документы которых не поступают на государственное хранение (не являющихся источниками комплектования государственных архивов), в т.ч. негосударственных.

Работа с электронными документами регламентируется Законом РБ от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». Данным Законом определены сфера обращения электронного документа, основные требования, предъявляемые к электронному документу, его структура, способы придания ему юридической силы и др.

Отбор электронных документов на государственное хранение осуществляется согласно Инструкции о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденной постановлением Минюста РБ от 11.05.2012 № 121.

28.01.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»