Материал помещен в архив

ВОПРОС: Какими нормативными правовыми актами регулируется ведение делопроизводства в Республике Беларусь?

ОТВЕТ: 1. Основным законодательным актом, регламентирующим ведение делопроизводства в Республике Беларусь, является Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее - Закон № 323-З).

Законом № 323-З установлено, что все государственные органы, а также организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению.

Государственные органы, иные организации, представительства иностранных организаций, а также граждане за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства несут ответственность в соответствии с законодательными актами (ст.33 Закона № 323-З).

2. Общие принципы ведения делопроизводства, общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы определяются Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Требования Инструкции по делопроизводству распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий. Особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регулируются главой 18 Инструкции по делопроизводству.

На основании Инструкции по делопроизводству должны разрабатываться типовые или примерные инструкции для групп однородных организаций определенной отрасли, а также конкретные инструкции по ведению делопроизводства в каждой организации.

3. Порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан регламентируют:

- Закон Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»;

- Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786.

4. При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, протоколов, актов, справок, писем и др.) необходимо руководствоваться СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

Настоящий стандарт устанавливает состав и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов.

5. Нормативным актом, регламентирующим архивоведческие аспекты делопроизводства, а также деятельность архивов организаций, являются Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные Министерством юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

6. При определении сроков хранения документов и отборе их на государственное хранение или уничтожение используются перечни типовых документов с указанием сроков хранения (типовые перечни). Под типовыми документами понимаются документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их статуса, ведомственной принадлежности или специфики деятельности. В настоящее время в Республике Беларусь действует перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

В типовых перечнях определены сроки хранения как для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, так и для организаций, документы которых не поступают на государственное хранение (не являющихся источниками комплектования государственных архивов), в том числе негосударственных.

7. Работа с электронными документами регламентируется Законом Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». Данным Законом определены сфера обращения электронного документа, основные требования, предъявляемые к электронному документу, его структура, способы придания ему юридической силы и др.

Электронные документы на государственное хранение отбираются согласно Инструкции о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 121.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 18 февраля 2019 г. действует новая Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19.

30.06.2017

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»