Материал помещен в архив

ВОПРОС: 1. Какими нормативными документами следует руководствоваться при включении в номенклатуру дел учреждения образования документации по системе менеджмента качества (далее - СМК)?

2. Каковы сроки хранения документов?

ОТВЕТ: 1. Нередко к документации СМК неоправданно относят документы иных систем: организационно-распорядительной, планово-отчетной, снабженческой, учебной и др., которые по своей сути также обеспечивают достижение целей СМК в организации (с учетом профиля ее деятельности).

В связи с этим при определении сроков хранения документации СМК учреждения образования представляется целесообразным обратить внимание на главы 30-38 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), особенно на те пункты, которые содержат емкие формулировки, включающие широкий спектр документов. Например, в п.703 Перечня закреплен срок хранения целого ряда документов об изучении, анализе и оценке состояния учебно-методической, воспитательной работы, мерах по ее совершенствованию, обобщении и распространении эффективного педагогического опыта (планы, отчеты, заключения, справки, информации и иные возможные виды документов).

2. Сроки хранения документов СМК в Перечне отдельно не выделены.

В случае если сроки хранения интересующих документов законодательно не закреплены, то сроки их хранения уполномочена определять экспертная комиссия организации (далее - ЭК) в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, и Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

В частности, решение об установлении сроков хранения документов должно быть отражено в протоколе заседания ЭК, который подлежит утверждению руководителем организации. При этом в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, такое решение должно быть согласовано с соответствующим государственным архивом, а в организациях, имеющих вышестоящую организацию, - с центральной ЭК вышестоящей организации.

Справочно Подробнее см. раздел подборки «Хранение документов в организации».

18.08.2016

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года