Материал помещен в архив

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

05.04.2023

ВОПРОС

Какой документ регулирует в законодательстве обязательную регистрацию входящих хозяйственных договоров?

ОТВЕТ

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (п.1 ст.390 ГК).

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного текстового документа, включая документ в электронном виде (в том числе электронный документ), или путем обмена текстовыми документами, включая документы в электронном виде (в том числе электронные документы), которые подписаны сторонами собственноручно либо с использованием средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что соответствующий текстовый документ подписан сторонами по договору (факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронная цифровая подпись или другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию стороны по договору) и не противоречит законодательству и соглашению сторон (п.2 ст.404 ГК).

Несмотря на то что договоры не относятся к организационно-распорядительной документации, порядок их регистрации и учета регулирует Инструкция № 4.

Так, положения Инструкции № 4 распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы управленческой документации), независимо от вида носителя, включая их учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий (ч.7 п.3 Инструкции № 4).

Регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 п.139 Инструкции № 4).

Реквизит «регистрационный индекс» - один из реквизитов, придающих юридическую значимость документу (ч.1 п.18 Инструкции № 4).

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения (подп.139.2 п.139 Инструкции № 4).

Так как договор - совместный документ двух сторон (организаций), то регистрационный индекс будет закреплять факт создания договора, а не его пересылки или доставки. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Пример Договор № 64/125

Договоры необходимо регистрировать в регистрационно-контрольной форме, например в журнале или книге.

Примерные графы журнала регистрации договоров:

1. Дата регистрации.

2. Индекс договора (порядковый номер, присваиваемый в течение делопроизводственного года, может быть дополнен необходимыми условными обозначениями). Если договор поступил от контрагента уже зарегистрированным, то регистрационный индекс, как отмечалось выше, проставляется через косую черту.

3. Наименование контрагента.

4. Вид договора.

5. Предмет договора.

6. Срок договора (начало и окончание действия, отметка о продлении срока договора).

7. Исполнитель.

8. Отметка об исполнении договора.

Формы документов • Журнал регистрации договоров (пример).

Журналы регистрации договоров, как правило, заводятся на каждый из видов договоров.

Обратите внимание! В случае если в организацию договор поступил с сопроводительным письмом, то на сопроводительном письме, которое относится к организационно-распорядительным документам, проставляется отметка о поступлении.

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа (ч.2 п.66 Инструкции № 4).