Материал помещен в архив

ВОПРОС: Какой индекс присваивается приказам о премировании работников и об оказании материальной помощи работникам? Надо ли проставлять в этих приказах реквизит «С приказом ознакомлены…», если в приказе более 30 человек?

ОТВЕТ: Приказы о премировании и об оказании материальной помощи относятся к категории приказов по личному составу. Особенностью индексации приказов по личному составу является необходимость добавления к их порядковым регистрационным номерам дополнительных литерных обозначений: «к» (для приказов 75-летнего срока хранения) и «л» (для приказов 3-летнего срока хранения).

Согласно ст.16.4 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Белкомархива от 06.08.2001 № 38 (далее - Перечень-2001), для приказов о премировании установлен 75-летний срок хранения, следовательно, индексы указанных приказов будут иметь следующий вид: 1-к, 2-к, 3-к и т.д.

Срок хранения приказов об оказании материальной помощи в Перечне-2001 не определен. В то же время в п.944.3 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82, установлен срок хранения карточек и журналов регистрации распорядительных документов, в т.ч. приказов об оказании материальной помощи - 3 года. Так как согласно общим правилам делопроизводства сроки хранения регистрационных форм должны соответствовать срокам хранения регистрируемых в них документов, приказы об оказании материальной помощи также должны храниться 3 года после проведения налоговой проверки (на основании ст.16.3 Перечня-2001).

Согласно трудовому законодательству с приказами и иными распорядительными документами по личному составу должны быть ознакомлены работники, на которых распространяется их действие. Для отдельных категорий приказов установлены предельные сроки такого ознакомления, например, для приказов о наложении взыскания - не более 5 дней, для приказов о предоставлении отпуска - не менее чем за 2 недели до начала отпуска. При этом нормативные акты не предусматривают каких-либо исключений, связанных с количеством пунктов приказа по личному составу.

15.08.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: В постановление Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения» на основании постановлений Минюста РБ от 12.01.2009 № 5 (с 19 февраля 2009 г.), от 28.07.2009 № 59 (с 20 августа 2009 г.), от 19.03.2010 № 21 (с 7 мая 2010 г.), от 01.11.2010 № 86 (с 13 ноября 2010 г.) и от 24.10.2011 № 234 (с 22 января 2012 г.) внесены дополнения и изменения.

В постановление Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 «Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» на основании постановлений Минюста РБ от 12.01.2009 № 5 (с 19 февраля 2009 г.) и от 19.03.2010 № 21 (с 7 мая 2010 г.) внесены изменения и дополнения.