Материал помещен в архив

ВОПРОС: Какой нормативный правовой акт устанавливает сроки хранения электронных документов?

ОТВЕТ: Сроки хранения электронных документов идентичны срокам хранения документов на бумажных носителях.

Временное хранение и последующая передача на постоянное хранение электронных документов осуществляются в течение сроков и в соответствии с требованиями, установленными законодательством Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства (часть первая ст.21 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

Сроки хранения электронных документов идентичны срокам хранения аналогичных документов на бумажном носителе (п.11 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.2 (пп.10-12) Инструкции № 19 на основании постановления Минюста от 30.08.2022 № 117 исключена. Комментарий см. здесь.

Особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регулируются главой 18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Документы в электронном виде после их подписания подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе (часть первая п.236 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113 из ч.1 п.236 Инструкции по делопроизводству слова «после их подписания» исключены. Комментарий см. здесь.

На сегодня сроки хранения документов на бумажном носителе определяются в соответствии с перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Таким образом, организациям при определении сроков хранения электронных документов необходимо руководствоваться вышеуказанным перечнем. Если в указанном перечне не установлены сроки хранения для электронных документов, срок их хранения устанавливается экспертной комиссией организации по результатам проведения экспертизы ценности (абзац 1 п.176 Инструкции по делопроизводству).

09.09.2019

Дмитрий Варнашов, документовед