Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Какой порядок формирования в дело, хранения штатного расписания?

ОТВЕТ: Формирование в дело штатного расписания зависит от способа его утверждения.

Штатное расписание является организационным документом в организации.

1. Если штатное расписание утверждается руководителем организации, то оно является отдельным документом и формируется в самостоятельное дело, которое включается в номенклатуру дел под самостоятельным индексом (п.46 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.6 (пп.42-46) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

Пример   Индекс дела (тома, части) Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов по перечню * Примечание 1 2 3 4 5 …         10-05 Штатные расписания предприятия на 2019 год   Постоянно п.32     * Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - перечень).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться перечнем в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

2. Если штатное расписание утверждается распорядительным документом или протоколом заседания коллегиального органа управления, то оно является приложением к утверждающему документу.

Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся (часть четвертая п.170 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; часть четвертая п.44 вышеуказанных Правил).

В таком случае штатное расписание формируется в дело с распорядительными документами или протоколами заседания коллегиального органа управления как приложение к ним.

Для удобства использования может быть заведено отдельное дело с копией штатного расписания.

Пример   Индекс дела (тома, части) Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов по перечню Примечание 1 2 3 4 5 …         10-04 Приказы директора предприятия по основной деятельности   Постоянно п.21.1   10-05 Штатное расписание предприятия на 2019 год. Копия   3 года п.32 Подлинники в юридическом отделе (дело 10-04)

28.10.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела