Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

12.12.2022

ВОПРОС

1. Какой срок и какое основание хранения согласия на обработку персональных данных по номенклатуре дел?

2. Как их хранить - в отдельной папке?

ОТВЕТ

1. Нормативные правовые акты не устанавливают срок хранения согласий на обработку данных.

В таком случае необходимо руководствовать подп.165.4 п.165, п.176 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

Так, сроки хранения документов, не отраженных в перечне типовых документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, иных организаций и ИП, с указанием сроков хранения, или перечне документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, иных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения, или нормативных правовых актах, определяются центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организаций.

При этом решение должно быть согласовано с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или центральной экспертной комиссией вышестоящих организаций (для иных организаций).

Решение об установлении срока хранения должно быть закреплено в протоколе заседания ЦЭК (ЭК). Решение ЦЭК (ЭК) может оформляться также приказом (распоряжением) руководителя организации (абз.2 п.56, п.57 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

Формы документов • Протокол заседания ЭК об установлении срока хранения документов (пример). • Приказ об установлении сроков хранения документов.

2. Зависит от видов документов и сроков хранения.

В процессе обработки персональных данных образуется ряд иных документов:

• документы, определяющие политику оператора (уполномоченного лица) в отношении обработки данных;

• согласия субъектов персональных данных;

• заявления об отзыве согласия субъекта персональных данных;

• заявления о получении информации, касающейся обработки персональных данных;

• заявления о внесении изменений в персональные данные;

• заявления о прекращении обработки персональных данных и (или) их удалении, письма и др.

Так, для Положения о работе с персональными данными работников установлен срок хранения:

1) постоянно;

2) до замены новым;

3) 30 лет (п.29.1 Перечня № 140).

В зависимости от установленных сроков хранения документы, образующиеся в процессе обработки персональных данных, можно формировать в одно или несколько дел (ч.2 п.170 Инструкции № 4).

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.