Материал помещен в архив

ВОПРОС (ОАО «А»): В Перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), не отражены сроки хранения контрактов с иностранными юридическими лицами (глава «Внешнеэкономическая деятельность» отсутствует).

Согласно пп.66 и 1020 Перечня договоры (контракты) по финансово-хозяйственной деятельности и документы к ним, а также договоры о материально-техническом обеспечении и документы к ним должны храниться 3 года после окончания срока действия договора (контракта), проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля.

Какой срок хранения установить для контрактов с иностранными юридическими лицами о поставке продукции на внешний рынок? Можно ли ссылаться на п.375 Перечня из главы 18 «Операционное обслуживание физических и (или) юридических лиц»? Какой срок хранения установить контрактам на закупку сырья, материалов, оборудования у иностранных юридических лиц? Раньше в организации им устанавливался срок хранения «постоянно».

ОТВЕТ: Нормы главы 18 «Операционное обслуживание физических и (или) юридических лиц» Перечня распространяются лишь на документы, образующиеся в деятельности банков и небанковских кредитно-финансовых организаций. В связи с этим, например, нельзя на производственном предприятии использовать п.375 Перечня для установления срока хранения дела, содержащего договоры с иностранными юридическими лицами.

Отдельная глава по внешнеэкономической деятельности в Перечень не включена, так как сроки многих документов, отражающих внешнеэкономическую деятельность, соответствуют срокам хранения аналогичных документов, сопровождающих осуществление экономической деятельности хозяйствующих субъектов в пределах РБ.

При этом необходимо отметить, что в Перечень включена глава 39 «Международное сотрудничество», содержащая сроки хранения ряда документов, сопровождающих международное сотрудничество как на государственном уровне, так и на уровне отдельных организаций, в т.ч. заключение и реализацию международных договоров. При этом глава 39 Перечня ориентирована в первую очередь на определение длительных сроков хранения документов, значимых для истории государства и общества, в т.ч. отражающих принятие и реализацию политики государства в области международного сотрудничества, а также играющих существенную роль при определении стратегии международного делового сотрудничества для конкретной организации. Например, в соответствии с п.992 Перечня следует определять сроки хранения договоров (соглашений) о международном сотрудничестве, заключаемых с представителями иностранных организаций, если такие договоры (соглашения) определяют рамки будущего сотрудничества, фиксируют намерения организаций к взаимной деятельности в определенной сфере и т.п.

Вместе с тем при определении сроков хранения договоров (контрактов), документирующих условия конкретных поставок (реализации) продукции на внешний рынок, а также договоров (контрактов) о закупке сырья (материалов, оборудования) у иностранных юридических лиц, заключаемых на основе подписанных ранее рамочных соглашений о сотрудничестве, представляется целесообразным определять срок хранения таких договоров (контрактов) на основе пп.66 и 1020 Перечня соответственно.

Если ранее в организации для подобных договоров (контрактов) устанавливался более длительный, чем в указанных пунктах Перечня, срок или даже постоянный срок хранения, что является оправданным с точки зрения практики деятельности организации, ценности содержания документов и т.д., то в соответствии с действующим законодательством по делопроизводству и архивному делу (в т.ч. Перечнем) можно увеличивать сроки хранения документов по сравнению с теми, которые закреплены в законодательстве.

Согласно п.9 примечаний к Перечню увеличение сроков хранения документов, закрепленных в Перечне, допускается по решению экспертной комиссии организации. Соответствующее решение в организации должно быть оформлено протоколом заседания экспертной комиссии.

Решения об увеличении сроков хранения, принимаемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, должны быть согласованы с соответствующими государственными архивами. Решения об увеличении сроков хранения, принимаемые иными организациями, согласовываются с центральными экспертными комиссиями вышестоящих организаций.

14.11.2012 г.

Андрей Сукач, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Нововведения в сроках хранения и уничтожения документов»