Материал помещен в архив

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

24.04.2024

ВОПРОС

Какому должностному лицу отдел кадров имеет право предоставить личные дела сотрудников?

ОТВЕТ

На усмотрение руководителя организации, а также в случаях, установленных законодательством.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам организации либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством. Личные дела выдают во временное пользование с разрешения руководителя организации (ч.1 п.22 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2).

Личные дела гражданских служащих выдают для ознакомления этим гражданским служащим, а также иным лицам в порядке, установленном в государственном органе (п.12 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих, утв. постановлением Минюста от 31.08.2022 № 121).

Таким образом, перечень должностных лиц, которым могут быть выданы личные дела для ознакомления, определяет руководитель организации. При этом контроль за правильностью оформления и хранения личных дел работников возложен персонально на руководителя организации (п.4 Инструкции № 2).

Также следует учитывать случаи, прямо предусмотренные законодательством.

Личные дела выдаются на основании постановлений следственных органов (п.8 ст.36, п.2 ст.103 УПК) и т. п.

Для ознакомления могут выдаваться не только личные дела, находящиеся на учете в кадровой службе организации, но и личные дела, хранящиеся в архиве организации.

Порядок пользования документами, хранящимися в архивах госорганов, иных организаций, устанавливают их руководители в соответствии с законодательством (ч.1 п.4¹ Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

Дополнительно по теме • Выдача личных дел во временное пользование: формы документов. • Выдача дел из архива: формы документов.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.