Материал помещен в архив

ВОПРОС (ОАО «Г»): Каков срок хранения копий приказов директора по основной деятельности?

ОТВЕТ: Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), не установлены сроки хранения копий приказов. Вместе с тем в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (глава 10), и Правилах работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (глава 5), допускается возможность заведения дел с копиями документов, подлинники которых хранятся в других подразделениях.

Формирование таких дел, как правило, целесообразно в случае, если направляемые в структурные подразделения копии документов являются основанием для осуществления работниками этих подразделений юридически значимых действий, реализации возложенных на подразделение функций и задач и т.д. (например, если на основании заверенной копии приказа бухгалтерия производит соответствующие денежные выплаты).

С учетом п.21.1 Перечня и п.2.8.4 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденных приказом первого заместителя директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 15.07.2009 № 23, для дел с копиями приказов по основной деятельности можно определить следующие оптимальные сроки хранения:

1) в государственных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, а также в негосударственных организациях - до включения подлинников приказов в сводные описи дел постоянного хранения;

2) в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, - до минования надобности, но не менее чем до уничтожения подлинников приказов в установленном порядке.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 29 ноября 2013 г. вышеназванные Методические рекомендации утратили силу в связи с принятием Методических рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 29.11.2013 № 55.

Для дел с копиями приказов в графе 4 номенклатуры дел организации следует указать соответствующий срок хранения, но при этом дать ссылку на п.21.1 Перечня.

Также в номенклатуре дел в графе 5 «Примечание» следует указать, где хранятся подлинники приказов, например: «Подлинники - в канцелярии (дело № 1-5)».

14.11.2012 г.

Андрей Сукач, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Нововведения в сроках хранения и уничтожения документов»