Материал помещен в архив

ВОПРОС: Каков срок хранения копий приказов директора по основной деятельности?

ОТВЕТ: Срок хранения зависит от того, является ли организация источником комплектования государственных архивов или нет.

Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), не установлены сроки хранения копий приказов.

Вместе с тем в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (глава 10), и Правилах работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (глава 5), допускается возможность заведения дел с копиями документов, подлинники которых хранятся в других подразделениях.

Формирование таких дел, как правило, целесообразно в случае, если направляемые в структурные подразделения копии документов являются основанием для осуществления работниками этих подразделений юридически значимых действий, реализации возложенных на подразделение функций и задач и т. д. (например, если на основании заверенной копии приказа бухгалтерия производит соответствующие денежные выплаты).

С учетом подп.2.8.4 п.2 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55, для дел с копиями приказов по основной деятельности можно определить следующие оптимальные сроки хранения:

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации № 55 и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.

1) в государственных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, а также в негосударственных организациях - до включения подлинников приказов в сводные описи дел постоянного хранения;

2) в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, - до минования надобности, но не менее чем до уничтожения подлинников приказов в установленном порядке.

Для дел с копиями приказов в графе 4 номенклатуры дел организации следует указать соответствующий срок хранения, но при этом дать ссылку на подп.21.1 п.21 Перечня.

Также в номенклатуре дел в графе 5 «Примечание» следует указать, где хранятся подлинники приказов, например: «Подлинники - в канцелярии (дело № 1-5)».

Справочно Для более детального изучения темы см. подборку «Хранение документов в организации».

18.08.2016

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года