Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Каков срок хранения предусмотрен для приказов о предоставлении дополнительных свободных от работы дней в соответствии со ст.265 Трудового кодекса Республики Беларусь для лиц, воспитывающих детей?

ОТВЕТ: Устанавливается экспертной комиссией организации.

Государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов (ст.4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

На основании названного Закона постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 установлен перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее - Перечень). Сроки хранения документов, закрепленные в Перечне, обязательны к соблюдению всеми организациями Республики Беларусь, а также индивидуальными предпринимателями. При этом сроки хранения должны устанавливаться в отношении документов независимо от видов их носителей (бумажных, электронных и др.). Перечень устанавливает сроки хранения документов, которые находятся на хранении как в делопроизводстве, так и в архиве организаций.

Срок хранения для приказов о предоставлении дополнительных свободных от работы дней в Перечне не установлен.

Сроки хранения документов, не отраженных в Перечне, определяются экспертной комиссией организации. Организации, не передающие документы на государственное хранение, согласовывают данное решение с центральной экспертной комиссией вышестоящей организации. При отсутствии вышестоящей организации - только с экспертной комиссией организации.

Приказы о предоставлении дополнительных свободных от работы дней относятся к приказам по личному составу, соответственно, они могут иметь срок хранения 75 лет или 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

Пример протокола об установлении срока хранения документов

г. Минск

заседания экспертной комиссии

Председатель - В.А.Юрец

Секретарь - Н.П.Кашлакова

Повестка дня:

1. О внесении дополнений в номенклатуру дел на 2017 год.

Информация Кашлаковой Н.П.

2. Об определении сроков хранения документов.

Информация Морозовой Е.П.

1. СЛУШАЛИ:

Кашлакова Н.П. - …

РЕШИЛИ:

<…>

2. СЛУШАЛИ:

Морозову Е.П. - В отделе кадров создаются приказы о предоставлении дополнительных свободных от работы дней в соответствии со ст.265 Трудового кодекса Республики Беларусь. Срок хранения названных документов перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, не определен. После консультации с начальником отдела кадров, начальником юридического отдела и бухгалтера предлагаю установить срок хранения - 75 лет.

РЕШИЛИ:

Установить срок хранения приказов о предоставлении дополнительных свободных от работы дней - 75 лет.

Формировать их в дело 20-03 «Приказы директора о приеме, перемещении, увольнении, переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, временном заместительстве, о предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии работников, предоставлении дополнительных свободных от работы дней».

19.05.2017

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела