Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Каков срок хранения служебной записки при увольнении работника за прогул по п.5 ст.42 Трудового кодекса Республики Беларусь?

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. ст.42 вышеназванного Кодекса изложена в новой редакции Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. Норма п.5 старой редакции ст.42 содержится в абзаце 2 п.7 новой редакции ст.42 данного Кодекса.

ОТВЕТ: 5 лет.

Срок хранения документов, послуживших основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедших в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.), составляет 3 года (п.664 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.700 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Трудовые договоры (контракты) до истечения срока их действия могут быть расторгнуты нанимателем по основаниям, признаваемым дискредитирующими обстоятельствами увольнения, среди которых прогул (в том числе отсутствие на работе более 3 ч. в течение рабочего дня) без уважительных причин (абзац 2 подп.6.2 п.6 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5, далее - Декрет).

До увольнения работника по дискредитирующим обстоятельствам наниматель обязан провести проверку допущенных им нарушений, результаты которой оформить актом (служебной запиской), а также затребовать письменное объяснение работника.

Акты или служебные записки по результатам проверки допущенных работником нарушений при увольнении по дискредитирующим обстоятельствам подлежат хранению в организации не менее 5 лет (п.7 Декрета).

В связи с этим данные документы должны формироваться в отдельное дело. В графе 4 номенклатуры дел следует указать срок хранения (5 лет) и пункт Декрета. Например:

17.12.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела