Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Каковы особенности уничтожения документов в электронном виде?

ОТВЕТ: Порядок уничтожения документов в электронном виде аналогичен порядку уничтожения документов на бумажном носителе.

1. Определение сроков хранения документов и дел в электронном виде.

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 установлен перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее - Перечень).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Сроки хранения документов, закрепленные в Перечне, обязательны к соблюдению всеми организациями Республики Беларусь, а также индивидуальными предпринимателями.

При этом сроки хранения должны устанавливаться в отношении документов независимо от видов их носителей (бумажных, электронных и др.).

Перечень определяет сроки хранения документов, которые находятся на хранении как в делопроизводстве, так и в архиве организаций.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, указанных выше, определяются экспертной комиссией (ЭК) или центральной экспертной комиссией (ЦЭК) (пп.55 и 56 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

Организации, не передающие документы на государственное хранение, согласовывают данное решение с ЦЭК вышестоящей организации. При отсутствии вышестоящей организации только с ЭК организации.

Обратите внимание! Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими нормативными правовыми актами независимо от того, когда были созданы документы и какой срок хранения был определен на тот момент.

2. Проведение экспертизы ценности документов в электронном виде.

3. Составление годовых разделов сводных описей электронных дел и дел на бумажных носителях постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу.

В архив организации подлежат передаче:

• документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений организации, в том числе научно-техническая документация, документы по личному составу;

• архивные копии информационных ресурсов;

• электронные издательские оригиналы печатной продукции (п.8 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 (далее - Правила № 20)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.8 Правил № 20 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 116. Комментарий см. здесь.

После их поступления в архиве составляются годовые разделы сводных описей электронных дел.

4. Составление акта о выделении к уничтожению документов в электронном виде и электронных дел, не подлежащих хранению, по форме, приведенной в приложении 25 к Правилам № 20.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться приложением 25 к Правилам № 20 в ред. постановления № 116. Комментарий см. здесь.

Справочно Подробнее см. «При уничтожении электронных документов следует ли оформлять отдельный акт на уничтожение или можно общий с бумажными документами?».

5. Стирание записанной информации со съемных носителей.

При наличии в документах в электронном виде информации, распространение и (или) предоставление которой ограничено, применяются специальные способы ее уничтожения в соответствии с п.97 Правил № 20.

Обратите внимание! Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (ст.23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере до 30 базовых величин (ст.24.25 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях от 06.01.2021 № 91-З). Комментарий см. здесь.

10.04.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела