Материал помещен в архив

ВОПРОС

Какую ЭЦП необходимо использовать при передаче электронных документов из автоматизированной системы документационного обеспечения управления в архивную информационную систему: руководителя организации, архивиста или работника структурного подразделения, или же это должна быть специальная ЭЦП, предназначенная только для работы с архивом электронных документов?

ОТВЕТ

Электронную цифровую подпись руководителя или работника архива организации.

Передача документов в электронном виде в составе электронных дел в архив организации осуществляется работниками структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, и обеспечивается средствами автоматизированной системы электронного документооборота.

Документы в электронном виде в архив организации передаются вместе с их метаданными.

Передача электронных дел постоянного хранения производится по описям электронных дел постоянного хранения структурных подразделений организации, а временного (свыше 10 лет) хранения - по описям электронных дел временного (свыше 10 лет) хранения в соответствии с графиком приема электронных дел в архив организации.

Опись электронных дел структурного подразделения организации утверждается путем проставления ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация или руководитель структурного подразделения организации.

График приема электронных дел в архив организации составляется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив организации) по форме согласно приложению 3 к Правилам работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 (далее - Правила), и утверждается руководителем организации (п.13 Правил).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.13 Правил в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 116.

Электронная цифровая подпись, владельцем личного ключа которой является организация, может применяться в качестве аналога оттиска печати организации (абзац 2 части шестой ст.23 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

Справочно Личный ключ - последовательность символов, принадлежащая определенным организации или физическому лицу и используемая при выработке электронной цифровой подписи (абзац 4 части первой ст.1 названного Закона).

Завершение приема документов в электронном виде в архив организации подтверждается проставлением на описи электронных дел структурного подразделения ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является лицо, ответственное за архив организации, или работник архива организации, осуществивший прием (часть вторая п.28 Правил).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в ч.2 п.28 Правил слова «лицо, ответственное за архив организации» заменены словами «руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив организации)» постановлением № 116.

Таким образом, при передаче электронных документов из автоматизированной системы документационного обеспечения управления в архивную информационную систему используется ЭЦП, владельцем личного ключа которой является:

• руководитель структурного подразделения (или организация);

• лицо, ответственное за архив организации (работник архива организации).

Выдача специальных ЭЦП для работы с архивом электронных документов на сегодняшний день не предусмотрена.

22.01.2020

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела