Каталог аналитики для специалистов, ведущих делопроизводство в учреждениях образования

Привели аналитические материалы для специалистов, ведущих делопроизводство в учреждениях образования.

Разделы каталога:

Оформление документов: бланки документов (в том числе гербовые), реквизиты, оформление отдельных видов документов, заверение копий документов

Комментарии и пособия

• Списки на рассылку и реестры рассылки при отправке документов ДСП: формы документов. 

• Реквизит «Резолюция»: порядок оформления. 

• Выбор печати для проставления на документах организации. 

• Издание и подготовка проектов распорядительных документов в организации: что нужно знать. 

• Новая Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях. Комментарий к постановлению Минюста от 29.08.2025 № 65.

• Приказ о выдаче подарочных сертификатов: оформление, регистрация и хранение.

• Передача личных дел другому уполномоченному работнику: как оформить.

Вопросы-ответы

• Может ли филиал учреждения образования иметь гербовую печать? 

• Как правильно указывается период в тексте документа: с 01 декабря 2025 года по 31 декабря 2025 года или с 1 декабря 2025 года по 31 декабря 2025 года?

Формы документов

• Должностная инструкция архивариусу учреждения образования (колледжа) (пример).

• Приказ об утверждении Положения о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в организации (пример).

Инструкция по делопроизводству

Комментарии и пособия

• Новая Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях. Комментарий к постановлению Минюста от 29.08.2025 № 65. 

• Закрепление выбора формы регистрации документов в инструкции по делопроизводству организации. 

• Методические рекомендации по оптимизации документообразования и документооборота в государственных органах, иных организациях с 6 августа 2025 года. Комментарий к приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 06.08.2025 № 32.

• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, иных организациях. Комментарий к приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 06.06.2024 № 32.

Формы документов

• Приказ о внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству организации (пример).

• Инструкция по делопроизводству в организации, являющейся источником комплектования госархива (пример).

• Инструкция по делопроизводству организации, не являющейся источником комплектования госархива (пример).

• Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации (глава «Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения») (пример).

Регистрация документов, формирование и оформление дел, работа с документами для служебного пользования

Вопросы-ответы

• Должен ли вестись на предприятии реестр временной передачи документов, содержащих служебную информацию?

Формы документов

• Приказ об утверждении Инструкции о порядке ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, с комментарием (пример).

Номенклатура дел

Вопросы-ответы

• В организации имеется журнал учета доверенностей, который ведется с 2015 года. Можно ли его в 2025 году учитывать в номенклатуре дел как «переходящий», или нужно учитывать сроки хранения доверенностей? 

• Какие документы по защите персональных данных целесообразно включать в номенклатуру дел?

• Необходимо ли дописывать при составлении номенклатуры дел организации в индексе «Журнал учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения» дсп?

Формы документов

• Номенклатура дел учреждения образования (колледж), являющегося источником комплектования госархива (пример).

• Фрагмент номенклатуры дел (обеспечение защиты персональных данных) (пример).

• Фрагмент номенклатуры дел (осуществление административных процедур) (пример).

Обращения граждан и юрлиц, книга замечаний и предложений

Всё по одной теме

• Работа с обращениями граждан и юридических лиц.

• Книга замечаний и предложений.

Комментарии и пособия

• Обращения граждан и юрлиц, книга замечаний и предложений: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Обращения граждан и юрлиц, личный прием: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Проверка работы организаций с обращениями граждан и юрлиц.

• Право на ознакомление с материалами, относящимися к обращению, с точки зрения законодательства о персональных данных.

• Особенности работы с электронными обращениями, содержащими ссылки на интернет-ресурсы.

• Клевета и оскорбления в обращениях заявителей: способы защиты своих прав.

• Личный прием граждан: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Особенности рассмотрения электронных обращений.

Вопросы-ответы

• Является ли заявление на восстановление в число студентов обращением граждан? 

• Не будет ли нарушением, если отправить ответ на обращение заявителю и подгрузить его на обращения.бел на следующий день после подписания руководителем (с указанием номера и даты исходящего документа вчерашним числом)? 

• Поступило электронное заявление на отзыв обращения в обращения.бел. Такое заявление необходимо принять к сведению или зарегистрировать в системе? 

• Гражданин обратился с письменной претензией к бывшему нанимателю о возмещении морального и материального вреда, якобы причиненных указанием недостоверных сведений в его характеристике. Является ли эта претензия обращением по смыслу Закона от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»? В какой срок на нее нужно ответить?

• Устное обращение, которое поступает в ходе личного приема руководителя, нужно регистрировать в системе учета и обработки обращений? Если нет, то где его регистрировать?

• Заявителю через систему обращения.бел был направлен ответ на жалобу. Спустя месяц этот же заявитель в сообщениях в личном кабинете (функционал делопроизводителя - на главной странице вкладка «Сообщения», дополнительные вопросы характера «поясните..., разъясните…») задал еще вопросы. Нужно ли на них отвечать?

• В организацию поступила жалоба гражданина. Для проверки изложенных в жалобе фактов создана комиссия. В последний день срока ответа на нее заявителю в его присутствии комиссия разъяснила все изложенные в обращении вопросы, выполнила необходимые для их разрешения действия. Вправе ли организация не направлять письменный ответ на жалобу? Как документально оформить результат ее рассмотрения?

• Обязан ли государственный орган принимать к рассмотрению видеофайлы, приложенные к обращению?

• Какой присваивать номер сопроводительного письма при перенаправлении обращения гражданина?

• Получено письменное обращение, в котором гражданин требует информацию о том, какие меры дисциплинарного взыскания были применены к сотрудникам учреждения. До этого давался ответ о названии, дате и номере приказа. Верно ли, что нужно ссылаться на Закон от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных», в соответствии с которым администрация учреждения не может разглашать данную информацию?

• В бюджетную организацию поступило обращение, в котором не совпадает Ф.И.О. на конверте с Ф.И.О. заявителя на самом обращении. Как зарегистрировать данное обращение? Как анонимное?

• Допускается ли назначение внешним администратором государственной организации (ее обособленного подразделения) в системе учета и обработки обращений (обращения.бел) лица, не являющегося работником данной организации (ее обособленного подразделения)?

• Гражданин в марте 2024 г. обратился в организацию по определенному вопросу. В апреле 2025 г. он снова обратился по этому же вопросу. Регистрационный индекс обращения в 2024 году - Л-8. Какой будет порядок регистрации в 2025 году данного обращения?

• Сколько часов в день в организации должен осуществляться прием граждан с заявлениями об осуществлении административных процедур?

• Поступило письменное обращение (жалоба) в вышестоящую организацию на несогласие с действиями руководства подчиненной организации. Вышестоящая организация отправила жалобу в подчиненную организацию посредством электронной почты для рассмотрения и представления информации по изложенным фактам. Ответ гражданину подготовит Министерство. Это является поручением или обращением, которое необходимо регистрировать в системе обращений? При формировании отчетов по обращениям последние учитываются как обращения из вышестоящей организации или нет?

• Поступило обращение, почему учреждение образования сайт ведет на русском языке, а не на белорусском. На что можно сослаться и действительно ли законодатель обязал вести сайт на белорусском языке?

• Дела по обращениям граждан (РКК, а также сами обращения) в какое структурное подразделение включать: руководство либо специалиста, ответственного за ведение РКК?

• В организацию перенаправлено электронное обращение для рассмотрения в соответствии с компетенцией, хотя решение изложенного в нем вопроса относится к компетенции организации, которая перенаправила обращение. Как поступить с таким обращением?

• В организацию поступило коллективное обращение. В тексте обращения не указаны почтовые адреса заявителей. На конверте указаны: район, сельсовет, деревня, но отсутствует номер дома. Относится ли данное обращение к анонимным?

• На кого можно возложить контроль за исполнением приказа об организации работы с обращениями граждан и юридических лиц в учреждении? Можно ли на секретаря, поскольку согласно приказу она ведет делопроизводство по обращениям заявителей?

Формы документов

• Уведомление об оставлении обращения заявителя без рассмотрения по существу (не относится к компетенции организации) (пример).

• Докладная записка о результатах анализа эффективности работы с обращениями.

• Уведомление гражданину об оставлении его электронного обращения без рассмотрения по существу (суть электронного обращения изложена посредством ссылок на интернет-ресурсы) (пример).

• Приказ об организации работы с обращениями граждан и юрлиц (пример).

• Докладная записка о сбое в системе учета и обработки обращений (пример).

• Уведомление гражданину об оставлении его обращения без рассмотрения по существу (отсутствие личной подписи).

Делопроизводство по административным процедурам

Комментарии и пособия

• Регистрация справок о размере зарплаты, о периоде работы, службы и других (в вопросах и ответах).

Вопросы-ответы

• Какие колонки должны быть в журнале регистрации справок об образовании? Регулируется ли это НПА?

• В организацию приходят запросы по истребованию справок для назначения пенсии. Правильно ли, что ответ на них - это не административная процедура, а обычный исходящий документ (и регистрируется как исходящий, а не в журнале административных процедур)?

• Сколько часов в день в организации должен осуществляться прием граждан с заявлениями об осуществлении административных процедур?

Формы документов

• Журнал регистрации заявлений о выдаче справки о размере заработной платы (денежного довольствия, ежемесячного денежного содержания) (пример).

• Приказ об установлении уполномоченных должностных лиц на осуществление административных процедур и ведение делопроизводства по ним.

• Журнал регистрации заявлений об осуществлении административных процедур (с комментарием).

Сроки хранения документов, экспертиза ценности документов, уничтожение документов и дел

Всё по одной теме

• Хранение документов в организации.

Вопросы-ответы

• Каким пунктом Перечня № 140 руководствоваться при определении срока хранения журнала регистрации заявлений по жилищным вопросам? 

• Билеты учащегося (БСО) в учреждении образования после выпуска выпускника хранятся 1 год. Как их утилизировать после истечения срока?

• Какой срок хранения протоколов проведения единых дней информирования?

• Есть ли требования к помещению, в котором хранятся документы с определенной степенью защиты?

• Существует ли предельный срок ограничения доступа к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения?

• Где должны храниться медицинские справки работников после прохождения медосмотров?

Формы документов

• Акт об уничтожении (удалении) персональных данных (пример).

• Приказ о создании экспертной комиссии и проведении экспертизы ценности документов в учреждении образования (пример).

• Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения образования (пример).

Передача дел в архив, сохранность документов в архиве, выдача дел из архива

Всё по одной теме

• Архив организации.

Комментарии и пособия

• Составление и оформление информационных документов архива организации (архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем).

• Архивная справка: отражение несовпадения отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе.

• Порядок включения организаций в списки источников комплектования государственных архивов.

• Подготовка ответов на запросы учреждением образования: формы документов.

Вопросы-ответы

• Органы внутренних дел запросили дело и не вернули ни его, ни лист-заместитель дела, ни акт приема-передачи дела. На письма отвечают, что работник, который брал дело, уволен, со слов уволенного, он нам его вернул. Возврата дела не было. Что делать в таких случаях?

• Нужно ли при уничтожении документов с грифом «Для служебного пользования» согласовывать с госархивом акт на уничтожение?

• Нужно составить внутреннюю опись документов дела на приказы (о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, оказании материальной помощи, служебных командировках) со сроком хранения 3 года. Форма внутренней описи документов дела (для последующей передачи в архив) составляется по приложению 6 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4?

• Какой срок хранения документов об уничтожении испорченных (аннулированных) бланков с определенной степенью защиты (реестры, заключения, акты и др.)?

• Где должна храниться в учреждении образования справка, подтверждающая отработку выпускника, и какой срок ее хранения?

• Какая максимальная высота может быть предусмотрена для стеллажей (хранение документов) в архиве?

• Может ли учреждение образования, имеющее свой архив, выдавать архивные справки по подп.18.25.2 п.18.25 и п.18.26 Перечня № 200?

• Кто обязан хранить архивные документы бюджетных организаций: бюджетная организация или центр по обеспечению?

Формы документов

• Годовой раздел сводной описи дел по личному составу, составленной по структурному принципу, за 2024 год (пример).

• Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения за 2024 год (пример).

• Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения за 2024 год (пример).

• Приказ о передаче документов выпускных групп на хранение в архив колледжа (пример).

• Приказ о назначении лица, ответственного за ведение архива в учреждении образования (пример).

• Положение об архиве учреждения образования (пример).

• Обложка личного дела учащегося колледжа, подготовленного к передаче в архив (пример).

Электронный документооборот

Комментарии и пособия

• ЛПА организации по работе с документами в электронном виде, электронными документами: основные аспекты.

Вопросы-ответы

• В соответствии с Законом от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» понятия «атрибутный сертификат» и «ЭЦП» не тождественны. На должностное лицо организации получен атрибутный сертификат. На основании этого издан приказ о назначении данного должностного лица ответственным за хранение, использование ЭЦП (а не атрибутного сертификата) в рамках предоставленных ему полномочий. Верно ли это?