Категория приказа: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо»

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

19.02.2024

В сообществе «Бизнес-Инфо» пользователи часто спрашивают, к какой категории отнести тот или иной приказ, какую литеру следует проставить, какой срок хранения таких приказов.

Ответы на эти вопросы приведены в материале.

Приказы, издаваемые в организации, подразделяются на три вида:

1) по основной деятельности (содержат управленческие решения, связанные с осуществлением организацией ее основной деятельности);

2) по личному составу (в перспективе могут быть использованы при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.));

3) по административно-хозяйственным вопросам (содержат управленческие решения, связанные с реализацией вспомогательных функций, направленных на обеспечение реализации основных задач, стоящих перед организацией) (ч.1 п.98 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Состав разновидностей приказов, относимых к категории приказов по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам, НПА не установлен.

Состав некоторых разновидностей приказов по личному составу определен подп.21.3, 21.4 п.21 Перечня № 140, однако не содержит всех разновидностей приказов по личному составу.

Вопрос	Ответ
Где должны регистрироваться приказы о проведении стажировки перед допуском к самостоятельной работе, а также приказы о допуске к самостоятельной работе?	Эти приказы необходимо отнести к приказам по личному составу с литерой «к». Срок хранения приказов о допуске к работе - 55 лет (подп.21.3 п.21 Перечня № 140), так как допуск к работе имеет значение при определении начала возникновения трудовых правоотношений, действия трудового договора и др. Допускается закрепить издание приказов о допуске к самостоятельной работе после прохождения первичной проверки знаний по вопросам охраны труда службой охраны труда. В таком случае регистрационный номер приказов должен дополняться иной литерой, например, «д». Порядок присвоения регистрационного индекса и хранения приказов должен быть закреплен в ЛПА организации. Нормативными правовыми актами срок хранения приказов о проведении стажировки не установлен. Поэтому он должен быть установлен на заседании ЦЭК (ЭК) организации
К какой категории приказов относится приказ об изменении тарифной ставки 1-го разряда по предприятию (повышение)?	Зависит от ситуации. Если приказом об изменении тарифной ставки: - устанавливается тарифная ставка 1-го разряда при совершенствовании состава заработной платы работников организации в целом, то приказ следует отнести к категории приказов по основной деятельности; - определяются тарифные ставки (тарифные оклады) конкретного работника (работников), то такой приказ следует отнести к категории приказов по личному составу
К какому виду приказов относятся приказы об удержаниях из заработной платы?	Нормативными правовыми актами это не урегулировано. Решение принимается ЦЭК (ЭК) организации в установленном порядке. Зависит от вида удержания. Возможны варианты. Приказы об удержаниях из заработной платы, например: - невозвращенного аванса, выданного на служебную командировку; - суммы, излишне выплаченной вследствие счетной ошибки; - о возмещении материального ущерба нанимателю и другие целесообразно отнести к приказам по личному составу со сроком хранения «55 лет». Если удержание из заработной платы работника (например, расходов за разговоры по мобильному телефону сверх лимита) не влияет на размер начисленной заработной платы, размер уплачиваемых с нее обязательных страховых взносов, данный приказ не будет приказом по личному составу и его целесообразно отнести к приказам по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения «3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет»). Соответственно, регистрационный номер может дополняться литерами «ах», «ахв» и т. п. (состав этого обозначения организация определяет самостоятельно)
В какую группу приказов по личному составу нужно включать приказы по диспансеризации? С каким сроком хранения?	Решение принимает ЦЭК (ЭК) организации в установленном порядке. Если указанные приказы влияют на размер социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), а также на размер начисленной заработной платы, размер уплачиваемых с нее обязательных страховых взносов, удержание налогов, целесообразно их отнести к приказам по личному составу со сроком хранения «55 лет». Соответственно, регистрационный номер будет дополняться литерой «к». Таким образом, приказы об освобождении от работы для прохождения диспансеризации целесообразно отнести к приказам по личному составу со сроком хранения «55 лет»
В организации ежемесячно издается приказ «О подведении итогов по охране труда, культуре производства, промсанитарии», в котором снижаются надбавки начальникам подразделений за ненадлежащее исполнение своих обязанностей. Какой это будет приказ: по основной деятельности или кадровый (с буквой «к»)?	Решение принимает ЦЭК (ЭК) организации в установленном порядке. Приказы о лишении полностью или частично работников, нарушивших производственно-технологическую, исполнительскую или трудовую дисциплину, дополнительных выплат стимулирующего характера на срок до 12 месяцев в качестве меры дисциплинарного взыскания целесообразно отнести к категории приказов по личному составу, для которых установлен срок хранения 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства; если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (подп.21.4 п.21 Перечня № 140)
Предоставление родительского дня и возложение обязанностей относится к приказам по личному составу или по основной деятельности? Каков срок хранения предусмотрен для приказов о предоставлении дополнительных свободных от работы дней в соответствии со ст.265 ТК для лиц, воспитывающих детей?	По личному составу. Срок хранения устанавливается центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) (ЦЭК (ЭК)) организации. Если указанные приказы влияют на размер социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), а также на размер начисленной заработной платы, размер уплачиваемых с нее обязательных страховых взносов, удержание налогов, целесообразно их отнести к приказам по личному составу со сроком хранения «55 лет». Соответственно, регистрационный номер будет дополняться литерой «к»
Приказ о возложении обязанностей временно отсутствующего работника относится к приказам по личному составу?	Да, к приказам по личному составу

Дополнительно по теме

• Приказы по основной деятельности, личному составу, административно-хозяйственным вопросам: порядок оформления.

• Приказы по личному составу: порядок оформления.

• Приказы руководителя организации по основной деятельности: порядок оформления.

• Приказы по административно-хозяйственным вопросам: особенности оформления.