Хранение договоров о материальной ответственности, ранее включаемых в состав личных дел

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

11.06.2024

С 2 июня 2024 г. вступила в силу новая Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

В материале разъяснено, где хранить договоры о материальной ответственности, ранее включаемые в состав личных дел материально ответственных лиц.

Справочно Одновременно с 2 июля 2024 г. утратила силу Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2.

Особые правила, регулирующие порядок включения договоров о материальной ответственности в состав личных дел материально ответственных лиц, Инструкцией № 29 не установлены.

Справочно Материально ответственное лицо - лицо, которое несет материальную ответственность за наличие и состояние материальных средств, находящихся у него на хранении. Под данное определение подпадают различные категории работников. К материально ответственным лицам могут быть отнесены как работники, занимающие должности руководителей и специалистов (например, главный бухгалтер, бухгалтер и др.), так и рабочие (например, кладовщик, сторож и др.).

Ранее при формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включались договоры о материальной ответственности (для материально ответственных лиц) (п.7 Инструкции № 2).

Справочно Письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены нанимателем с работниками, достигшими 18 лет, занимающими должности служащих или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей (ст.405 ТК). Постановлением Совмина от 26.05.2000 № 764 утверждены: • примерный перечень должностей служащих и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной ответственности; • примерный договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Для договоров о материальной ответственности установлен срок хранения - 3 года после увольнения, смены материально ответственного лица, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после увольнения, смены материально ответственного лица (п.232 Перечня № 140).

Обратите внимание! С 2 июня 2024 г. руководителем негосударственной организации может быть принято решение о прекращении ведения личных дел работников (в том числе материально ответственных) данной организации (ч.2 п.3 Инструкции № 29).

Договоры о материальной ответственности:

• ранее включенные в состав личных дел (до 02.06.2024) материально ответственных работников, будут храниться в составе личных дел и в их составе будут переданы на хранение в архив организации.

Их не нужно будет извлекать и формировать в отдельное дело.

В данном случае срок хранения договора о материальной ответственности (о полной материальной ответственности) будет составлять 55 лет (аналогично сроку хранения личного дела работника) (п.673.3 Перечня № 140);

• заключенные после принятия решения (с 02.06.2024) о прекращении ведения личных дел на указанных работников, будут храниться в отдельном деле или делах с аналогичными договорами, заключенными с работниками, ведение личных дел на которых ранее не являлось обязательным.

Договоры о материальной ответственности (о полной материальной ответственности), заключенные с работниками, можно формировать в отдельное дело:

• по фамилиям работников в алфавитном порядке;

• по хронологии в пределах делопроизводственного года.

Для договоров о материальной ответственности (о полной материальной ответственности), должно быть заведено отдельное дело или дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Дела с договорами о материальной ответственности (о полной материальной ответственности) относятся к категории дел временного (до 10 лет) хранения и после завершения делопроизводством остаются частично оформленными:

• документы хранятся в скоросшивателях;

• листы не нумеруются;

• пересистематизация документов в деле не проводится;

• внутренние описи документов дела и заверительные надписи не составляются;

• обложка дела не дооформляется (пп.162-164 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, в редакции от 10.01.2024 № 2, вступает в силу с 1 июля 2024 г.).

Формы документов • Обложка дел с договорами об индивидуальной материальной ответственности (пример).

Документы временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению (п.185 Инструкции № 4).

Указанные дела в течение установленного срока находятся на оперативном хранении в том структурном подразделении, в котором были сформированы.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.