


Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ В УЧРЕЖДЕНИИ ОБРАЗОВАНИЯ
Необходимость хранения документов, образовавшихся в деятельности учреждения образования, обусловлена возможностью использования содержащейся в них информации. Значение и практическая ценность документов учреждения образования различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Ценная информация, содержащаяся в документах, необходима для принятия управленческих решений, сбора, уточнения информации, анализа и т. д.
Сроки хранения документов
Все созданные документы подлежат хранению согласно установленным срокам хранения.
Сроки хранения определяются:
• перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).
![]() |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь; |
• ведомственными перечнями, разрабатываемыми министерствами и другими органами управления для организаций своей системы.
Для учреждений образования это перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и по делам молодежи, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52.
![]() |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2022 г. действует перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования, с указанием сроков хранения, уст. постановлением Минобразования от 28.11.2022 № 450. |
При организации хранения документов особое внимание уделяется юридически значимым документам. К ним относятся распорядительная, организационная, договорная документация и документы по личному составу.
Выделяют два этапа хранения документов:
1) оперативный - хранение дел по месту их формирования с момента заведения и до передачи в архив организации или в государственный архив;
2) архивный - хранение документов, срок хранения которых превышает 10 лет.
![]() |
Справочно Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежат передаче в архив организации (часть первая п.97 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.1 п.97 Правил № 143 в ред. постановления Минюста от 31.08.2022 № 118. |
Руководители структурных подразделений, секретари, сотрудники учреждения образования, отвечающие за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел, а также организовать условия для использования информации в хранящихся документах.
![]() |
Обратите внимание! За утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений - штраф от 10 до 30 базовых величин (ст.23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).
От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере до 30 БВ (ст.24.25 КоАП от 06.01.2021 № 91-З). Комментарии см. здесь. |
Формирование дел
На этапе оперативного хранения исполненные документы формируются в дела, которые заводятся в соответствии с номенклатурой дел учреждения образования. В каждом учреждении образования независимо от объема документооборота должна быть разработана и введена в действие номенклатура дел.
На обложке дела указываются следующие реквизиты:
• наименование вышестоящей организации;
• наименование учреждения образования;
• наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• заголовок дела;
• год, в котором заводится дело;
• срок хранения дела (п.182 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция по делопроизводству).
Форма обложки дела приведена в приложении 15 к Инструкции по делопроизводству.
![]() |
Обратите внимание! При изменении наименования вышестоящей организации, организации или структурного подразделения, при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в период формирования дела на обложке указывается новое наименование (сверху), а прежнее заключается в скобки (абзац 2 части второй п.188 Инструкции по делопроизводству).
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.188 Инструкции по делопроизводству в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь. |
Обложка дела при его заведении в делопроизводстве (учреждение образования) (пример)
Комитет по образованию Мингорисполкома
Учреждение образования «Минский государственный колледж…»
Отдел кадров
Дело № 2-5 Том № 1
Приказы № 1-102 директора колледжа по личному составу
(прием, перевод, увольнение работников)
Начато: 05.01.2018 Окончено: 31.12.2018 На _____ листах Хранить 75 лет |
Фонд __________ Опись _________ Дело __________ |
Хранение документов и дел
Дела хранятся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света (часть вторая п.213 Инструкции по делопроизводству).
Для обеспечения быстрого поиска нужного документа дела располагаются на полках в шкафах вертикально корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На внутренней дверце шкафа прикрепляют выписку из номенклатуры дел структурного подразделения. На корешках обложек каждого дела обязательно указывают номера дел по номенклатуре. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.
При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами. При рациональной организации оперативного хранения и правильного оформления обложек дел на поиск любого исполненного документа затрачивают не более 5 мин.
![]() |
Обратите внимание! Часто документы в организации хранятся всего лишь в двух папках, на которых написано: «Входящие документы» и «Исходящие документы». Однако это неверно в силу того, что при хранении дело получает свое «имя» согласно номенклатуре дел. |
В папке «Входящие документы» могут временно находиться документы оперативного хранения. Пользоваться ими можно в текущем делопроизводстве. Но поскольку среди них могут находиться документы разные по содержанию, срокам хранения, корреспондентам, то при подготовке к хранению документы из этих папок нужно распределить по делам согласно номенклатуре дел.
Аналогично и с исходящими документами. Копия исходящего письма-ответа или «отпуск» подшивается вместе с письмом-запросом в дело с перепиской по этому вопросу и желательно с этим корреспондентом. Такой порядок должен быть предусмотрен в номенклатуре дел.
09.10.2018
Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»
По этой теме также см.:
Выдача и изъятие документов и дел в учреждении образования.