Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВЫДАЧА И ИЗЪЯТИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ В УЧРЕЖДЕНИИ ОБРАЗОВАНИЯ

Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации другим структурным подразделениям организации, сторонним организациям и в случаях, определенных действующим законодательством, гражданам (часть первая п.215 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Выдача дел внутри организации

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения.

Выдачу дел сотрудникам подразделений для работы следует осуществлять под расписку или на основании докладной записки. Во избежание спорных ситуаций это устанавливается в инструкции по делопроизводству учреждения образования.

Для контроля за возвратом на место выданного (изъятого) из дела документа помещается листок-заместитель, оформляемый по форме согласно приложению 18 к Инструкции по делопроизводству.

Листок-заместитель документа (учреждение образования) (пример)

ЛИСТОК-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА

Вид документа письмо Дата 23.04.2018 Индекс 01-15/345

Корреспондент Министерство образования Республики Беларусь

Заголовок (или краткое содержание документа) О перераспределении выпускников профессионально-технических училищ

Выдан 24.09.2018

Для контроля за возвратом дел составляется карта-заместитель дела, оформляемая по форме согласно приложению 19 к Инструкции по делопроизводству.

В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и в приеме дела.

Карта-заместитель дела (учреждение образования) (пример)

Учреждение образования «Минский
государственный колледж…»

Отдел кадров

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело № 02-08 «Приказы директора о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках за 2017 год»

Выдано 28.09.2018 во временное пользование до 05.10.2018

Карта-заместитель помещается на место выданного дела.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более 1 месяца.

Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении в отделе кадров организации, могут выдаваться сотрудникам в пользование для работы с запросами граждан о выдаче справок или выписок из личных дел.

Пример По письменному заявлению работника не позднее чем в пятидневный срок со дня его подачи наниматель выдает работнику трудовую книжку, дубликат трудовой книжки сроком не более чем на 5 календарных дней. При получении от нанимателя трудовой книжки работником составляется в произвольной форме расписка, где указывается получение трудовой книжки на руки, дата получения и обязательства возврата трудовой книжки (п.76 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40).

Выдача дел сторонней организации

Выдача документов и дел сторонней организации производится на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя учреждения образования (часть третья п.215 Инструкции по делопроизводству).

Письмо-запрос о предоставлении информации об обучении (пример)

Цэнтральны офiс сiстэмы крэдытных банкаў «Усход» вул. Ленiнская, 75 234654, г. Мiнск тэл. 378 10 51 факс 361 83 74	Центральный офис системы кредитных банков «Восток» ул. Ленинская, 75 234654, г. Минск тел. 378 10 51 факс 361 83 74

 

27.09.2018 № 02-06/91 На № ______ ад _________   О предоставлении информации

Директору учреждения образования «Минский государственный колледж…» Шамотову М.А.

В связи с оформлением необходимых документов для назначения пенсии Балашко Татьяне Михайловне, экономисту кредитного отдела, администрация банка просит выслать в наш адрес справку об учебе в (наименование учебного заведения) за период с 1985 по 1988 годы.

В справке просим указать период обучения, номера приказов о зачислении, отчислении, а также сведения о переименовании учебного заведения.

Выдача справок гражданам осуществляется в соответствии с типовыми формами справок, утвержденными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 05.10.2010 № 140.

Выдача личных дел

Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам организации либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь (п.21 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2).

При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.

Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело согласно приложению 6 к названной Инструкции. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.

Изъятие документов из дел

Если по запросу необходимо изъятие документов из дел постоянного хранения, а это допускается в исключительных случаях, то изъятие производится только с разрешения руководителя организации или его заместителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии изъятого документа и справки о причинах выдачи подлинника.

Документы, находящиеся на оперативном хранении в организации, могут быть изъяты в ходе предварительного расследования, судебного разбирательства, исполнения решений органа уголовного преследования и суда по уголовным делам в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Изъятие документов из дел постоянного хранения по требованию компетентных органов (например, суда, прокуратуры и т. д.) можно производить только на основании письменных протоколов выемки (часть 1 ст.212 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь).

После возврата документов и дел в подразделение необходимо полистно проверить содержание дела, а также состояние документов, выданных во временное пользование, и только после этого вернуть документы и дела на прежнее место.

09.10.2018

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»