Книга учета проверок: ведение и хранение с 1 января 2026 года

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», секретарь Национального технического комитета по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами»

13.01.2026

С 1 января 2026 г. вступил в силу Указ от 06.06.2025 № 227 «О повышении эффективности контрольной (надзорной) деятельности», которым отменена обязанность ведения книги учета проверок.

В материале рассмотрели, как вести и хранить книгу учета проверок.

Дополнительно по теме • Обязана ли организация вести книгу учета проверок с 1 января 2026 г.?

Ранее порядок ведения проверяемыми субъектами, указанными в п.1 утратившего силу Указа от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь», книги учета проверок определялся Правилами ведения книги учета проверок, утв. постановлением Совмина от 18.03.2010 № 383 (п.1 Правил № 383).

Субъект (проверяемый субъект) вправе вести учет проводимых в отношении его проверок, мероприятий технического (технологического, поверочного) характера, мониторингов, а также иных посещений должностными лицами контролирующих (надзорных) органов (ч.5 подп.1.2 п.1 Указа № 227).

Таким образом, возможны следующие варианты:

• прекращение ведения книги учета проверок;

• продолжение ведения ранее приобретенной книги учета проверок;

• ведение учета в произвольной форме на бумажном носителе либо в электронном виде.

Прекращение ведения книги учета проверок

В случае принятия решения о прекращении ведения книги учета проверок следует руководителю организации (иному уполномоченного лица) издать приказ (иной распорядительный документ):

• о прекращении ведения книги учета проверок

или

• о признании утратившим силу ранее изданного приказа (иного распорядительного документа), определявшего порядок ведения книги учета проверок в организации.

Срок хранения книги учета проверок установлен Перечнем № 140 - 5 лет после окончания ведения (п.52 Перечня № 140), то есть книга учета проверок относится к документам, имеющим временный (до 10 лет) срок хранения, и не подлежит передаче в архив организации.

Исчисление сроков хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п.7 примечаний к Перечню № 140).

Пояснение «После окончания ведения» применяется, как правило, при исчислении сроков хранения учетно-регистрационных форм (книг, журналов и т. п.) и означает, что установленный Перечнем № 140 срок хранения соответствующих документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания ведения соответствующей учетно-регистрационной формы.

Следовательно, если ведение книги учета проверок прекращается с 1 января 2026 г., 2025 год будет годом окончания ведения этой книги.

Установленный срок хранения должен исчисляться с 1 января 2026 г., книга может быть уничтожена не ранее 1 января 2031 г. в установленном порядке (в соответствии с гл.17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65).

До уничтожения после истечения срока временного хранения книга учета проверок хранится в структурном подразделении (у должностного лица) по месту ведения (п.195 Инструкции № 65).

Таким образом, книга учета проверок в архив организации не передается.

Продолжение ведения учета проверок в произвольной форме

В случае принятия решения о продолжении учета в произвольной форме в ЛПА организации может быть закреплена соответствующая учетно-регистрационная форма - как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Данная учетно-регистрационная форма также включается в номенклатуру дел организации.

Фрагмент номенклатуры дел организации (журнал учета проверок) (пример)

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.