Материал помещен в архив

ВОПРОС

Когда проекты электронных документов должны преобразовываться в формат PDF (PDF/A1 или PDF/A2)?

Какой работник организации должен отвечать за преобразование проектов электронных документов в формат PDF (PDF/A1 или PDF/A2)?

ОТВЕТ

После завершения подготовки проекта электронного документа. Круг ответственных лиц определяется в ЛПА организации.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, после завершения подготовки проекта электронного документа, для которого в номенклатуре дел предусмотрен срок хранения свыше 10 лет (в том числе постоянно) или с отметкой «ЭПК», преобразуют общую часть электронного документа (включая приложения) в формат Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2) (часть первая п.37 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19, далее - Инструкция).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г.  п.37 Инструкции на основании постановления от 30.08.2022 № 117 исключен. Комментарий см. здесь.

Справочно Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа (часть вторая ст.17 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, преобразуют общую часть электронного документа (включая приложения) в формат Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2) при подготовке к подписанию электронных документов, предназначенных для направления в государственные органы и подчиненные им (входящие в состав, систему) организации (часть вторая п.37 Инструкции).

Таким образом, проект электронного документа должен преобразовываться в формат PDF/A1 или PDF/A2 после его подготовки. Порядок такого преобразования, а также круг лиц, ответственных за его поведение, определяется в локальном правовом акте организации (Инструкции по делопроизводству, Инструкции по работе с электронными документами).

17.01.2020

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела