КОМАНДИРОВКА ПО РЕСПУБЛИКЕ БЕЛАРУСЬ: ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ, НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ И ОТРАЖЕНИЕ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Законодательное регулирование командировок в пределах Республики Беларусь

Основные нормативные правовые акты, которыми следует руководствоваться при направлении работников в командировку по Республике Беларусь:

• Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее - ТК);

• Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее - Инструкция № 35);

• Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее - Инструкция № 107);

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2019 г. Инструкция № 107 утратила силу на основании постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 119. Следует руководствоваться Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117.

• постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 08.08.2013 № 53 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» (далее - постановление № 53).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2016 г. взамен постановления № 53 принято постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках».

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст.91 ТК).

Обратите внимание! Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель (ст.91 ТК). Направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника (часть четвертая ст.93 ТК).

Документальное оформление командировочных расходов

При направлении работника в командировку следует:

При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы (часть вторая ст.95 ТК; п.4 Инструкции № 35):

1) по проезду к месту служебной командировки и обратно (подп.4.1 п.4 Инструкции № 35);

2) по найму жилого помещения (подп.4.2-4.2¹ п.4 Инструкции № 35);

3) за проживание вне места жительства (суточные) (подп.4.3 п.4 Инструкции № 35, постановление № 53);

4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (подп.4.6 п.4 Инструкции № 35).

Работник, находящийся в командировке, пользуется выходными днями в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности), установленными у нанимателя, к которому направлен работник (часть третья ст.137 ТК).

Днем выбытия в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы к месту командирования, а днем прибытия - день приезда транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 ч. включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 ч. и позднее - последующие сутки (часть пятая ст.93 ТК).

Налогообложение командировочных расходов

Налог на прибыль

От редакции «Бизнес-Инфо» Материал ссылается на Налоговый кодекс Республики Беларусь в редакции до 1 января 2019 г. С 1 января 2019 г. вышеназванный Кодекс изложен в новой редакции Законом Республики Беларусь от 30.12.2018 № 159-З. В части налогообложения материал актуален на дату его написания.

Командировочные расходы, произведенные работником в пределах норм, установленных законодательством, включаются в затраты, учитываемые при исчислении налога на прибыль (ст.130 Налогового кодекса Республики Беларусь, далее - НК).

Суммы превышения командировочных расходов над установленными законодательством нормами, которые возмещаются работнику по решению нанимателя, не включаются в затраты, учитываемые при исчислении налога на прибыль (подп.1.6 п.1 ст.131 НК).

Налог на добавленную стоимость

Предъявленные суммы НДС организация вправе принять к вычету независимо от даты проведения расчетов за них после отражения сумм налога в бухгалтерском учете и книге покупок в случае, когда осуществляется ее ведение (подп.2.1 п.2, п.6 ст.107 НК).

Налоговые вычеты производятся на основании первичных учетных документов установленной уполномоченными государственными органами формы, составленных на бланках, полученных продавцами в установленном законодательством порядке, либо составленных в виде электронных документов, созданных в порядке, установленном Советом Министров Республики Беларусь, а при их отсутствии - на основании иных первичных учетных документов (абзац 2 части первой и абзац 2 части второй п.5 ст.107 НК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2017 г. п.5 ст.107 НК на основании Закона Республики Беларусь от 18.10.2016 № 432-З утратил силу.

Подоходный налог

При оплате нанимателем плательщику расходов на служебные командировки как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределы освобождаются от подоходного налога с физических лиц:

• суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных законодательством;

• фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения. При непредставлении плательщиком документов, подтверждающих оплату указанных расходов, суммы такой оплаты освобождаются от подоходного налога с физических лиц в пределах норм (размеров), установленных законодательством;

• иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы на командировки, оплачиваемые (возмещаемые) в соответствии с законодательством (часть третья подп.1.3 п.1 ст.163 НК).

Справочно Наниматель в локальном документе (коллективном договоре, приказе и др.) может установить повышенные нормы возмещения командировочных расходов по сравнению с нормами, установленными постановлением № 53 (часть третья ст.7 ТК).

Таким образом, расходы, произведенные сверх установленных норм, облагаются подоходным налогом, за исключением документально подтвержденных расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно и найму жилого помещения (п.1 ст.156 НК, часть третья подп.1.3 п.1 ст.163 НК).

Страховые взносы

Отчисления на социальное страхование и обеспечение (в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь) и страховые взносы по обязательному страхованию (в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах») не начисляются на подтвержденные документально командировочные расходы, в том числе в размере, превышающем установленные законодательством нормы (п.3 Перечня выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 № 115).

Бухгалтерский учет командировочных расходов

Порядок отражения в бухгалтерском учете командировочных расходов при расчетах с подотчетными лицами по командировкам в пределах Республики Беларусь следующий:

Примечание 1. При приобретении командированным работником в командировке материальных ценностей в интересах нанимателя необходимо учитывать ограничения по расчетам наличными деньгами с другими юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями на территории Республики Беларусь, в том числе путем внесения наличных денег непосредственно в кассы банков с последующим зачислением их на текущие (расчетные) банковские счета получателей, в общей сумме не более 100 базовых величин на протяжении одного дня, установленные п.69 Инструкции № 107.

Примечание 2. В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы.

К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы (п.8 Инструкции № 35):

• командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места служебной командировки;

• подлинные проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно (при наличии);

• подлинные документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

• отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Примечание 3. В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту жительства (месту пребывания) (но не свыше 40 календарных дней). В случае стационарного лечения в организациях здравоохранения командированному работнику возмещаются суточные и расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (часть первая п.5 Инструкции № 35).

Примечание 4. Работник обязан представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах с приложением документов либо карт-чеков (их копий, заверенных руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) или выписки по счету клиента, иных документов подтверждающих произведенные расходы (п.40 Инструкции № 107):

• не позднее 3 рабочих дней (работники подразделений, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения юридического лица, - не позднее 5 рабочих дней) со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия при получении наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками;

• не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, получивший денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, посредством их перечисления на счет клиента, к которому выдана корпоративная (личная) дебетовая карточка, либо частично наличными деньгами и частично посредством перечисления на счет клиента, к которому выдана корпоративная (личная) дебетовая карточка независимо от того, в наличной либо безналичной форме работник осуществлял расчеты, связанные со служебной командировкой.

12.10.2015

Маргарита Згировская, аудитор, DipIAS ICFM, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»