Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Командировка за пределы Республики Беларусь: расчет аванса, составление авансового отчета и документов в бюджетной организации

Елена Горковенко
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

07.06.2023

В материале разъяснено, как бюджетной организации оформить командировку за границу.

Об этом читайте в разделах:

Порядок выдачи аванса

Приказ - основание для выдачи аванса

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (ч.1 п.2 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утв. постановлением Совмина от 19.03.2019 № 176; ч.1 ст.93 ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2024 г. следует руководствоваться п.1 ч.2 ст.107 ТК с учетом изменений, внесенных Законом от 29.06.2023 № 273-З. Комментарии см. здесь. С 6 апреля 2024 г. следует руководствоваться п.2 Положения № 176 в ред. постановления Совмина от 22.03.2024 № 218. Комментарий см. здесь.

Приказ (распоряжение, постановление) нанимателя о направлении работника в командировку:

• является основанием для расчета и выплаты ему денежных средств (п.4 Положения № 176);

• определяет источник финансирования расходов на командировку и необходим бухгалтеру для того, чтобы рассчитать ожидаемые расходы по командировке для определения суммы аванса.

Формы документов • Приказ о командировании работника за границу (пример). • Приказ о командировании водителя автомобиля за границу (пример). • Приказ о командировании за пределы Республики Беларусь (пример).

Расчет аванса

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить расходы:

• по проезду к месту командировки и обратно;

• по найму жилого помещения;

• за проживание вне места жительства (суточные);

• иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (ч.1 п.5 Положения № 176; ч.2 ст.95 ТК).

Порядок возмещения иных расходов определен гл.4 Положения № 176.

Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику в счет расходов, перечисленных в ч.1 п.5 Положения № 176, рассчитывается с учетом:

• размеров возмещения расходов согласно приложениям 1 и 2 к Положению № 176;

• расходов, указанных в ч.1 п.25 Положения № 176 (п.6 Положения № 176).

Наниматель по желанию командированного работника обязан ознакомить с расчетом выданного аванса, а также с порядком составления отчета о его расходовании (ч.1 п.7 Положения № 176).

Расчет аванса на командировочные расходы можно оформить документом, принятым в организации.

Аванс на командировочные расходы можно рассчитать с помощью калькулятора.

Дополнительно по теме • Расчет суммы командировочных и других расходов, причитающихся командированному работнику (за пределы Республики Беларусь), в валюте (пример). • Расчет суммы командировочных и других расходов, причитающихся командированному работнику (за пределы Республики Беларусь), в белорусских рублях (пример).

Способы выдачи и пересчет аванса

Основные способы выдачи аванса:

• наличными денежными средствами из кассы организации;

• путем перечисления работнику на личную дебетовую карточку;

• путем выдачи корпоративной дебетовой карточки, обеспечивающей доступ к счету клиента.

Аванс может быть выдан (перечислен) в белорусских рублях и (или) иностранной валюте (ч.1 п.5 Положения № 176).

Пересчет суммы аванса, определенной в валюте установленных размеров, в валюту, в которой производится его фактическая выдача, как правило, производится по курсу, установленному Нацбанком на дату выдачи (перечисления) аванса.

Авансовый отчет: порядок представления и заполнения

Порядок и сроки представления отчета о расходовании аванса, а также возврата неиспользованных сумм аванса определяются законодательством (ч.2 п.7 Положения № 176).

Работник, получивший денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу бюджетной организации отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованные денежные средства, за исключением случаев, установленных в п.1 ч.2 ст.107 ТК (п.90 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 19.03.2019 № 117).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 20.12.2023 № 472.

Документы, подтверждающие расходы по служебным командировкам, и требования к их содержанию перечислены в п.91 Инструкции № 117.

Для составления отчета об израсходованных суммах можно воспользоваться формами: • авансовый отчет ф. 286; • авансовый отчет (для оформления хозяйственных операций в центральном аппарате Минприроды); • коллективный авансовый отчет ф. С-10.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы.

Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 календарных дней с даты представления отчета о расходовании аванса (ч.3 п.7 Положения № 176).

Отчет об израсходованных в служебной командировке за границу суммах белорусских рублей и (или) иностранной валюты составляется в валюте совершенных операций.

Окончательный расчет между нанимателем и командированным работником проводится в иностранной валюте либо белорусских рублях по курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (чч.1, 2 п.79 Инструкции № 117).

Командировочные расходы, отраженные в отчете в валюте совершенных операций, пересчитываются в валюту выданного аванса (пп.80-83 Инструкции № 117).

Проведение такого пересчета зависит:

• от способа выдачи аванса (наличные, перечисление на личную карточку работника, выдача корпоративной карточки);

• вида возмещаемых командировочных расходов (суточные, расходы по найму, расходы по проезду, иные расходы);

• валюты аванса (белорусские рубли или иностранная валюта).

Так, при выдаче аванса наличными или при его перечислении на личную карточку работника в иностранной валюте или белорусских рублях суточные отражаются в авансовом отчете в валюте аванса по установленным курсам на дату выдачи аванса (или на дату совершения операции) и на дату составления отчета не пересчитываются (пп.81-83 Инструкции № 117).

Необходимость пересчета командировочных расходов, его порядок зависят от того, отличается ли валюта выданного аванса либо валюта счета, к которому выдана личная карточка работника (далее - валюта аванса), от валюты, в которой приложением 2 к Положению № 176 установлены размеры командировочных расходов (далее - валюта норм), и от валюты страны командирования.

В случае выдачи (перечисления белорусских рублей на счет клиента, доступ к которому обеспечивается личной дебетовой карточкой) аванса в белорусских рублях при служебной командировке за границу в отчет об израсходованных суммах суточные включаются в белорусских рублях с использованием курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Нацбанком на дату выдачи аванса, без пересчета на дату составления отчета об израсходованных суммах или в иностранной валюте с использованием курса обменного пункта (кассы банка), в котором работником была приобретена иностранная валюта за белорусские рубли (ч.1 п.81 Инструкции № 117).

Для окончательного расчета между нанимателем и командированным работником израсходованные работником суммы иностранной валюты, за исключением суточных, указанные в авансовом отчете в валюте страны командирования, пересчитываются в белорусские рубли:

• с использованием обменного курса банка (белорусского или страны командирования), где совершена валютно-обменная операция, либо официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте на дату составления авансового отчета - если аванс выдан в наличных белорусских рублях;

• с использованием обменного курса на дату совершения операции или официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте на дату составления авансового отчета - если аванс перечислен на личную карточку работника (ч.2 п.81 Инструкции № 117).

При этом у нанимателя есть право выбора курса, по которому он будет осуществлять этот пересчет. Применяемый порядок целесообразно закрепить в ЛПА. Как правило, при наличии информации об использованном обменном курсе (например, при наличии выписки по счету) пересчет производится по обменному курсу.

Пример Работник направлен в командировку в Данию на 7 дней (с 23 по 29 мая 2023 г.). Курс Нацбанка на дату: • выдачи аванса составил (условно) 3,160 0 бел. руб. за 1 евро; • составления отчета об израсходованных суммах (условно) - 3,150 0 бел. руб. за 1 евро. Работнику был перечислен на личную карточку аванс на предстоящие командировочные расходы в сумме 6 440,60 бел. руб., в том числе: • суточные - 2 101,40 бел. руб. (7 × 95 евро × 3,160 0); • расходы по найму жилого помещения - 3 539,20 бел. руб. (7 × 160 евро × 3,160 0); • расходы по проезду - 800 бел. руб. (частично расходы по проезду оплачены в безналичном порядке). После возвращения из командировки работник представил авансовый отчет с документами, подтверждающими расходы: • по проезду в сумме 250 евро; • по найму жилого помещения в сумме 980 евро. В ЛПА организации установлено, что в случае перечисления работнику белорусских рублей на личную карточку расходы (кроме суточных), указанные в авансовом отчете в валюте страны командирования, пересчитываются в белорусские рубли с использованием курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах.

Расходы на проезд и по найму жилого помещения пересчитываются по курсу на дату составления авансового отчета (чч.1, 2 п.79 Инструкции № 117).

В авансовом отчете отражаются командировочные расходы:

• суточные в валюте аванса в установленном размере, определенном на дату выдачи аванса, - 2 101,40 бел. руб. (ч.1 п.20 Положения № 176);

• расходы по найму жилого помещения в валюте аванса на дату составления отчета об израсходованных суммах - 3 087,00 бел. руб. (980 евро × 3,150);

• расходы по проезду согласно представленным документам - 787,50 бел. руб. (250 евро × 3,150) (абз.5 ч.1 подп.9.1.2 п.9, п.10 Положения № 176).

Возмещаемая сумма командировочных расходов составит 5 975,90 бел. руб. (2 101,40 + 3 087,00 + 787,50).

Сумма задолженности работника по авансовому отчету - 464,70 бел. руб. (6 440,60 - 5 975,90).

Обратите внимание! Работник должен в течение 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу организации отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованные денежные средства (п.90 Инструкции № 117).

Поскольку валюта аванса - белорусский рубль, то валютных обязательств не возникает.

Отражение командировочных расходов на счетах бухгалтерского учета производится на дату составления авансового отчета, который является первичным учетным документом (п.4 ст.3, ст.10 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»).

Командировка экономически обоснована и связана с производственной деятельностью организации, а возмещение соответствующих расходов работнику производится в соответствии с порядком, предусмотренным Положением № 176. Поэтому на дату авансового отчета командировочные расходы в сумме 5 975,90 бел. руб. учитываются в составе нормируемых затрат (п.1 ст.169, подп.1.1 п.1 ст.171 НК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2024 г. следует руководствоваться п.1 ст.169 НК с учетом изменений, внесенных Законом от 27.12.2023  № 327-З. Комментарии см. здесь.

Дополнительно по теме • Авансовый отчет при командировании работника в служебную командировку за пределы Республики Беларусь (пример). • Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных организациях: порядок, учет и документальное оформление. • Справочник возмещения командировочных расходов. • Всё по одной теме. Служебные командировки за пределы Республики Беларусь. • Алгоритм действий при направлении работника бюджетной организации в командировку. • Рабочие подрядчика живут в другом городе. Можно ли в акт выполненных работ включать командировочные расходы?