Материал помещен в архив

КОМАНДИРОВКИ РАБОТНИКОВ ЗА ГРАНИЦУ: НАРУШЕНИЯ, ВЫЯВЛЕННЫЕ ПРИ ПРОВЕРКЕ РАСХОДОВ НА ПРОЖИВАНИЕ

Ситуация 1 Работник выехал в командировку в г.Женеву (Швейцария) сроком с 5 по 7 ноября 2014 г. для участия в выставке, проводимой 6 ноября. По прибытии из командировки работник представил счет из гостиницы:   Услуга гостиницы Дата Сумма, швейцарские франки Проживание 05.11.2014 235 Гостиничный сбор 05.11.2014 4 Проживание 06.11.2014 235 Гостиничный сбор 06.11.2014 4 ИТОГО   478   В счете сделана пометка о том, что работник покинул гостиницу 7 ноября. В г.Минск он прибыл 7 ноября в 16:30. Авансовый отчет представлен 8 ноября. Бухгалтером для сравнения произведенных работником расходов на проживание с предельными нормами возмещения расходов по найму жилого помещения было принято трое суток (5-7 ноября 2014 г.). Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (далее - постановление № 7) установлены предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки для Швейцарии - до 200 швейцарских франков в сутки. Поэтому вся сумма по счету в размере 478 швейцарских франков была отнесена на затраты, учитываемые при налогообложении. Однако аудиторы указали бухгалтеру на ошибку.

Суть нарушения. Для сравнения произведенных работником расходов на проживание с предельными нормами возмещения расходов по найму жилого помещения следовало принять двое суток, указанных в счете на проживание: 5 и 6 ноября 2014 г. Следовательно, на затраты, учитываемые при налогообложении, надо было отнести только 400 швейцарских франков, а 78 швейцарских франков отразить в составе прочих расходов по текущей деятельности, не учитываемых при налогообложении (подп.1.6 п.1 ст.131 Налогового кодекса Республики Беларусь).

Требования нормативных актов. Согласно п.14 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее - Инструкция № 115), возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством Республики Беларусь, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале, т.е. в пределах норм, установленных Министерством финансов Республики Беларусь, согласно представленному счету из гостиницы.

При этом в Инструкции № 115 не предусмотрена норма, определяющая зависимость оплаты расходов по найму жилого помещения от времени прибытия работника в место командирования и количества ночей, проведенных в гостинице.

Постановлением № 7 для каждого государства установлены свои предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки.

Таким образом, расходы по найму жилого помещения, произведенные работником за время нахождения в пункте командирования, возмещаются в пределах установленных норм согласно представленному счету из гостиницы.

При этом с учетом норм ст.93 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК) для целей сравнения произведенных работником расходов по проживанию в гостинице с предельными нормами возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки для налогообложения прибыли необходимо учитывать сутки с 0 до 24 часов включительно.

Справочно Освобождаются от подоходного налога с физических лиц фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения при оплате нанимателем работнику расходов по командировкам как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределы. При непредставлении работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, освобождению от подоходного налога с физических лиц подлежат суммы такой оплаты в пределах норм (размеров), установленных законодательством (подп.1.1 п.1 Указа Президента Республики Беларусь от 21.07.2014 № 361 «Об отдельных вопросах налогообложения, бухгалтерского учета, переоценки имущества и взимания арендной платы»).

Организации следует произвести перерасчет по данному авансовому отчету и необходимые налоговые корректировки.

Ситуация 2 Сотрудник организации направлен в командировку в г.Дубаи (Объединенные Арабские Эмираты) для участия в международной конференции. При возвращении из командировки представлен авансовый отчет с подтверждающими документами, согласно которым фактические расходы по найму жилого помещения за проживание в гостинице со 2 по 4 июля 2014 г. составили 3 208,08 дихрам ОАЭ, что по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату составления авансового отчета (7 июля 2014 г.) составило 8 909 255 бел.руб. (3 208,08 дихрам ОАЭ х 2 777,13 бел.руб.), или 872,6 долл. США (8 909 255 бел.руб. / 10 210 бел.руб.). Бухгалтером при расчете по нормам расходов на проживание было учтено трое суток: 2-4 июля 2014 г. Согласно постановлению № 7 предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки для ОАО - до 250 долл. США в сутки. Согласно п.19 Инструкции № 115, если условиями проведения международных мероприятий предусматривается предоставление участникам страной-организатором гостиницы, оплачиваемой путем безналичного перечисления или наличными, стоимость номера которой превышает установленную норму расходов по найму жилого помещения, к отчету принимаются фактические расходы по найму жилого помещения на основе подтверждающих документов. Поскольку сотрудник был командирован для участия в работе международной конференции, ему были возмещены фактические расходы по найму жилого помещения на основе подтверждающих документов и вся сумма в соответствии с представленным счетом была отнесена на затраты, учитываемые при налогообложении.

Суть нарушения. Приглашение для участия в работе международной конференции от организаторов международной выставки аудиту представлено не было.

Таким образом, информация о том, что данная гостиница была предоставлена участникам конференции организаторами выставки, документально не подтверждена. Следовательно, в данной ситуации неправомерно отражение в составе затрат, учитываемых при налогообложении, всей суммы расходов по проживанию.

Сумма превышения фактических расходов по найму жилого помещения над предельной нормой возмещения расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством, составила 122,6 долл. США (872,6 долл. США - 750 долл. США).

Таким образом, необходимо произвести корректировки и уменьшить на сумму превышения затраты, учитываемые при налогообложении прибыли.

Требования нормативных актов. Обязанность нанимателя возместить командированному работнику расходы по найму жилого помещения при служебных командировках закреплена в ст.95 ТК.

При служебных командировках за пределы Республики Беларусь командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения в размерах не выше предельных норм (п.14 Инструкции № 115). При этом обязательным условием является представление подтверждающих документов в оригинале.

В случае если командирование за границу осуществляется на основании приглашения государственных органов иностранных государств, международных или иностранных организаций, в приказе (распоряжении) нанимателя указываются условия командирования за границу согласно соответствующему приглашению (расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.) (часть вторая п.2 Инструкции № 115). Наниматель регистрирует указанные приглашения в соответствии с законодательством об организации и ведении делопроизводства и обеспечивает их перевод с иностранного языка на белорусский или русский язык (п.3 Инструкции № 115).

Ситуация 3 Директор организации и его заместитель командированы в г.Амстердам (Нидерланды) для проведения переговоров с потенциальными партнерами с 6 по 8 мая 2014 г. Гостиница забронирована с использованием сайта http://www.booking.com. К авансовому отчету от 12.05.2014 приложен счет гостиницы, выписанный на имя директора, и кассовый чек об оплате услуг гостиницы на сумму 572,55 евро. В подтверждающем документе об оплате (счет гостиницы) сведений о проживании второго человека не содержится. Бухгалтером для сравнения произведенных работником расходов на проживание с предельными нормами возмещения расходов по найму жилого помещения было принято трое суток (с 6 по 8 мая 2014 г.). Постановлением № 7 предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки для Нидерландов установлены до 125 долл. США. Таким образом, по расчетам бухгалтера предельная норма возмещения расходов по проживанию составила 750 долл. США (2 чел. х 3 суток х 125 долл. США), или 600 евро (750 долл. США / 1,25). Бухгалтер всю сумму по счету в размере 572,55 евро отнес на затраты, учитываемые при налогообложении. Аванс на командировку, перечисленный на личную карточку директора, включал денежные средства на проживание в расчете на двух человек. Денежные средства в оплату гостиницы произведены директором с личной карточки.

Суть нарушения. 1. Документ, не содержащий сведений о количестве и фамилиях сотрудников, проживавших в номере, не может служить основанием для включения произведенных расходов по найму жилого помещения в затраты в пределах установленных норм (в расчете на двух человек).

2. До 1 сентября 2014 г. не допускалось перечисление денежных средств на командировочные расходы для нескольких человек на карточку одного сотрудника.

Требования нормативных актов. 1. Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством Республики Беларусь, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (п.14 Инструкции № 115).

В данной ситуации подтверждающие документы на проживание в Амстердаме были представлены только одним работником, соответственно, норма расходов по найму жилого помещения принимается до 125 долл. США в сутки на одного работника. Оплата расходов по найму жилого помещения для другого работника осуществляется в размере от 5 до 20 % от данной нормы, поскольку отсутствуют подтверждающие документы.

2. С 1 сентября 2014 г. в Инструкцию о порядке ведения кассовых операций, утвержденную постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее - Инструкция № 107), введена норма, допускающая перечисление денежных средств, предназначенных для оплаты в безналичном порядке расходов по проезду к месту командировки и обратно, а также найму жилого помещения, на корпоративную (личную) дебетовую карточку под отчет одного командированного лица. Отчет об израсходованных суммах на указанные цели представляется этим лицом (п.44 Инструкции № 107).

До 1 сентября 2014 г. не допускалось перечисление денежных средств на командировочные расходы для нескольких человек одному сотруднику.

Выводы и последствия.

В заключение отметим, что при проверке контролирующие органы могут исключить из состава затрат расходы, произведенные сверх установленных норм в расчете на одного человека, что приведет к доначислению налога на прибыль.

В соответствии с п.1 ст.13.6 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях неуплата или неполная уплата плательщиком, иным обязанным лицом суммы налога, сбора (пошлины) влекут наложение штрафа на юридическое лицо в размере 20 % от неуплаченной суммы налога, сбора (пошлины), но не менее 10 базовых величин.

10.12.2014

Наталья Врублевская, DipIFR, директор общества с ограниченной ответственностью «АудитПлюс»