Материал помещен в архив

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ ПО ЗАГРАНКОМАНДИРОВКЕ: ПРАКТИЧЕСКАЯ СИТУАЦИЯ

Ситуация Сотрудник вернулся из загранкомандировки и в установленный срок представил авансовый отчет без приложения документов, подтверждающих расходы по найму жилого помещения. На основании авансового отчета с работником был произведен расчет и удержана сумма выданного аванса в размере неподтвержденных расходов по найму жилого помещения. Спустя месяц работник нашел подтверждающие документы по найму жилого помещения, оформленные в иностранной валюте, и представил в бухгалтерию к оплате. По какому курсу выплачивать расходы по найму жилого помещения? Возникают ли в данной ситуации курсовые или суммовые разницы?

Командировочные расходы при командировках за границу

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы:

• по проезду к месту служебной командировки и обратно;

• по найму жилого помещения;

• по проживанию вне места жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя (п.8 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115, далее - Инструкция № 115).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 5 октября 2019 г. постановление № 115 на основании постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 20.09.2019 № 45 утратило силу. В связи с чем следует руководствоваться постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках» (далее - постановление № 176). Комментарии см. здесь.

Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством Республики Беларусь (далее - нормы расходов по найму жилого помещения), при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (п.14 Инструкции № 115).

Справочно Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу установлены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 11 октября 2019 г. постановление № 7 на основании постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 27.09.2019 № 52 утратило силу. В связи с чем следует руководствоваться постановлением № 176. Комментарии см. здесь.

При командировании работников за границу оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения.

Работникам коммерческих организаций и индивидуальным предпринимателям оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов может осуществляться в размере, не превышающем 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Конкретный размер оплаты расходов по найму жилого помещения устанавливается нанимателем.

Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лицам, командированным вместе с ними, учитывается время нахождения в пути следования.

При командировании работников в государства - участники Содружества Независимых Государств возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах производится сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов (п.16 Инструкции № 115).

Таким образом, работнику должны были оплатить как минимум 5 % от норм расходов по найму жилого помещения.

Отчет за полученные денежные средства

Порядок и сроки представления отчета за полученные средства в иностранной валюте и (или) белорусских рублях, а также возврата неиспользованных сумм регламентируются законодательством Республики Беларусь (п.48 Инструкции № 115).

В данном случае следует руководствоваться Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185 (далее - Инструкция № 185).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 20.12.2023 № 472. Комментарий см. здесь.

Выдача наличной иностранной валюты под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя за границу, производится в порядке и размерах, установленных законодательством (п.27 Инструкции № 185).

Работник обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованную иностранную валюту либо белорусские рубли, за исключением случаев, установленных в п.1 части второй ст.107 Трудового кодекса Республики Беларусь.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2024 г. следует руководствоваться п.1 ч.2 ст.107 ТК с учетом изменений, внесенных Законом от 29.06.2023 № 273-З. Комментарии см. здесь.

К отчету об израсходованных суммах иностранной валюты прилагаются следующие подтверждающие документы:

• проездной документ (билет), в том числе билет на бумажном носителе, выданный при оформлении электронного билета при автомобильной перевозке пассажира в регулярном сообщении, а в случае приобретения электронного билета - маршрут-квитанция на бумажном носителе и посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона) при воздушной перевозке пассажира;

• кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем), подтверждающий оплату в наличной иностранной валюте;

• чеки кассового суммирующего аппарата или специальной компьютерной системы, полученные в обменном пункте (кассе банка) и свидетельствующие о покупке соответствующей суммы иностранной валюты;

• кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) и карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием банковских платежных карточек посредством кассового оборудования. При отсутствии карт-чека прилагается выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки выписка, подтвержденная банком);

• карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием устройств программно-технической инфраструктуры и систем дистанционного банковского обслуживания (банкомат, инфокиоск, интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, ТВ-банкинг) либо выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки выписка, подтвержденная банком);

• договор страхования, в том числе страховой полис (свидетельство, сертификат) либо иной документ, подтверждающий заключение договора страхования;

• другие документы, подтверждающие расходы в соответствии с законодательством (п.28 Инструкции № 185).

Отчет об израсходованных суммах иностранной валюты составляется в валюте произведенных операций. Суммы расходов, произведенных в служебной командировке за границу, пересчитываются в валюту выданного аванса либо в валюту счета клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка, за исключением сумм расходов по проживанию вне места жительства (часть вторая п.30 Инструкции № 185).

Окончательный расчет между нанимателем и командированным работником проводится в иностранной валюте, в которой получен аванс, либо белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля, установленному Национальным банком Республики Беларусь (далее - Нацбанк) к иностранной валюте, в которой получен аванс, на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п.32 Инструкции № 185).

Представление дополнительных документов не является ошибкой

Ошибка - это неправильное отражение (неотражение) хозяйственной операции в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности (абзац 4 п.2 Национального стандарта бухгалтерского учета и отчетности «Учетная политика организации, изменения в учетных оценках, ошибки», утвержденного постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 10.12.2013 № 80, далее - Стандарт № 80).

При составлении первоначального авансового отчета и расчета по нему никакой ошибки допущено не было. Расчеты были произведены в соответствии с нормами инструкций № 115 и № 185.

Поэтому в рассматриваемой ситуации имеет место изменение в учетной оценке.

Изменение в учетной оценке - корректировка учетной оценки активов или обязательств, величины погашения стоимости активов, обусловленная появлением относящейся к этим активам или обязательствам новой информации или изменением обстоятельств, на которых основывалась их учетная оценка, и не являющаяся исправлением ошибки в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности (абзац 2 п.2 Стандарта № 80).

Сумма изменения в учетной оценке, за исключением изменения, указанного в части второй п.7 Стандарта № 80, отражается в составе:

• доходов или расходов того отчетного периода, в котором произошло это изменение, если это изменение влияет на показатели бухгалтерской отчетности за отчетный период;

• доходов или расходов в будущих периодах, если это изменение повлияет на показатели бухгалтерской отчетности за будущие периоды (часть первая п.7 Стандарта № 80).

Следовательно, при появлении документов, подтверждающих расходы по найму жилого помещения, работник вправе составить дополнительно авансовый отчет и представить его в бухгалтерскую службу, а бухгалтерская служба должна произвести расчет с работником.

В случае если по уважительной причине по завершении расчетов по командировке необходимая сумма в иностранной валюте подлежит выплате в Республике Беларусь работнику, командированному за границу, то указанная сумма по решению нанимателя может быть выплачена как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях по курсу Нацбанка на дату авансового отчета. Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 дней с момента представления авансового отчета (п.51 Инструкции № 115).

Поскольку расходы по командировке пересчитываются в белорусские рубли на дату составления авансового отчета, то и в данном случае разницу в расходах по найму жилого помещения, которую следует возместить работнику, для отражения в бухгалтерском учете нужно пересчитать в белорусские рубли по курсу на дату составления дополнительного авансового отчета.

Если работнику будут выданы белорусские рубли, то никаких разниц не возникнет.

Если работнику расходы будут оплачены в иностранной валюте, то могут возникнуть курсовые разницы.

Приведем пример.

Пример Аванс на командировку выдан работнику 18 августа 2017 г. в сумме 650 долл. США (курс - 1,937 9 руб.). Работник 29 августа отчитался за 450 долл. США (курс - 1,924 0 руб.). Без подтверждающих документов работнику оплачено 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения за 2 суток, а именно 48 долл. США (норма расходов по найму жилого помещения - до 120 долл. США). 152 долл. США работник вернул в кассу организации 29 августа 2017 г. 12 сентября 2017 г. работник представил дополнительный авансовый отчет с документами, подтверждающими расходы по найму жилого помещения, в сумме 220 долл. США (1,923 2). Таким образом, работнику необходимо выплатить 172 долл. США (220 - 48).

В бухгалтерском учете следует сделать записи:

24.10.2017

Валентина Прохожая, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»