Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Коммерческая организация обнаружила значительное количество дел (по 10 дел в каждом году) за 2014-2017 годы, которые не сданы в архив. На данный момент есть две описи: постоянного хранения и по личному составу.

Как правильно оформить такие дела и сдать в архив? Как их включить в описи: составить дополнительную опись № 3 или включить их в опись № 1?

ОТВЕТ: Обнаруженные дела включаются по усмотрению работника архива либо в те годовые разделы сводной описи дел, к которым они относятся, либо в новую опись дел.

Порядок включения дополнительно обнаруженных дел определен п.118 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

В данной ситуации возможны два варианта.

1. Заголовки дополнительно обнаруженных дел подлежат включению в те годовые разделы сводной описи дел, к которым они относятся. То есть на дополнительном листе следует указать дела под литерными номерами (125а, 125б, 125в) и составить новую итоговую запись согласно части второй п.118 названных Правил.

2. При значительном количестве дел, обнаруженных после составления и утверждения в установленном порядке сводной описи, они включаются в отдельную опись. Тогда обнаруженные за все годы дела включаются в новую опись.

Если есть опись дел № 1 (постоянного хранения) и № 1лс (по личному составу), то новая опись будет № 2 (постоянного хранения), поскольку описи нумеруются в пределах вида описи.

Даже если сейчас составлены опись дел № 1 и № 2лс, то следующая опись дел постоянного хранения будет иметь № 2, а следующая опись дел по личному составу - № 3лс. В итоговой записи к годовому разделу сводной описи дел дается ссылка на номер описи и номера заголовков дел по описи, в которую включены соответствующие дела.

Условие «значительное количество дел» носит оценочный характер, поэтому по усмотрению работника может быть применен любой из двух вариантов. Если есть возможность разместить дополнительно обнаруженные дела на полке вместе с делами годового раздела описи дел того года, к которому они относятся, и с 2018 года они уже будут включаться в опись до ее утверждения, лучше включить их в опись дел № 1, чтобы не создавать отдельную опись на 40 дел.

08.08.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела