Материал помещен в архив

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Нормативное регулирование

Закон Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает два вида информации в зависимости от категории доступа к ней:

1) общедоступную информацию;

2) информацию, распространение и (или) предоставление которой ограничено (ст.15).

В конфиденциальное делопроизводство входит организация работы с документами, содержащими коммерческую, служебную тайну, а также документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

Как и общее делопроизводство, конфиденциальное делопроизводство охватывает вопросы документирования информации, составляющей коммерческую или служебную тайну, оформления реквизитов таких документов, организацию работы с ними, оформления дел, уничтожения документов с истекшими сроками хранения, их оперативного хранения, а также особенности работы с таким документами в электронном виде. Конфиденциальное делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и общее делопроизводство, но в то же время имеет отличия, обусловленные конфиденциальностью информации.

Документы, содержащие государственную тайну, относятся к сфере секретного делопроизводства.

Конфиденциальное делопроизводство следует определять как деятельность, обеспечивающую документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации. При этом под документированием информации понимается процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами - их учет, размножение, прохождение, исполнение, отправление, классификация, систематизация, подготовка для архивного хранения, уничтожение, режим хранения и обращения.

Коммерческая тайна - сведения любого характера (технического, производственного, организационного, коммерческого, финансового и иного), в том числе секреты производства (ноу-хау), соответствующие требованиям Закона Республики Беларусь от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне», в отношении которых установлен режим коммерческой тайны (ст.1 названного Закона).

В понятие «служебная тайна» включают различное содержание. В законодательстве отсутствуют четкие и однозначные критерии, позволяющие определить соотношение служебной и профессиональной тайны. Существуют следующие подходы к соотношению указанных понятий:

• служебная тайна - часть профессиональной тайны;

• служебная и профессиональная тайна - это два самостоятельных вида юридической тайны;

• служебная и профессиональная тайна - синонимичные понятия.

Профессиональная тайна является объемной правовой категорией, в которую включают: налоговую, нотариальную, судебную, врачебную и иные виды тайн.

Особенности конфиденциального делопроизводства

Общее делопроизводство распространяется на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливает правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, то есть распространяется на управленческую документацию. Конфиденциальное делопроизводство распространяется как на управленческую документацию, так и на различные виды научно-технической документации (научно-исследовательскую, конструкторскую, технологическую и др.).

Кроме того, конфиденциальное делопроизводство распространяется не только на официальные документы, но и на их проекты, рабочие записи, пометки, не имеющие необходимых реквизитов.

Информация, содержащаяся в документах общего делопроизводства, подлежит защите от утраты, а конфиденциальная информация должна защищаться и от утраты, и от утечки - неконтролируемого распространения информации от объекта информатизации. Объект защиты в общем делопроизводстве также документ, а в конфиденциальном - и документооборот.

Организация конфиденциального делопроизводства

Для ведения конфиденциального делопроизводства в организации должны быть созданы необходимые условия.

Во-первых, образовано структурное подразделение по работе с конфиденциальными документами или назначено лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства.

Создание отдельного структурного подразделения предполагает разработку положения о нем. В зависимости от объема документов, относящихся к конфиденциальному делопроизводству, такое подразделение может входить в состав других подразделений: службу безопасности, службу документационного обеспечения управления и др.

Наименование подразделения конфиденциального делопроизводства, его статус и структуру определяет руководитель организации.

При незначительном объеме конфиденциального делопроизводства специальное структурное подразделение конфиденциального делопроизводства не создается. В этом случае обязанности по регистрации, учету, обработке и хранению конфиденциальных документов возлагаются на специально назначенного приказом руководителя организации работника, и он выполняет все те задачи и функции, имеет права и несет ответственность, что и структурное подразделение конфиденциального делопроизводства.

В целях обеспечения сохранности конфиденциальных документов делопроизводство с ними ведется централизованно.

Приказ о возложении обязанностей по ведению конфиденциального делопроизводства

О возложении обязанностей по ведению конфиденциального делопроизводства

В целях организации и совершенствования работы с документами, содержащими информацию, распространение и (или) предоставление которой ограничено, контроля за соблюдением установленных правил работы с такими документами

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Возложить обязанности по ведению конфиденциального делопроизводства на ведущего специалиста управления информационно-организационной работы __________.

2. Ведущему специалисту управления информационно-организационной работы _______________ разработать инструкцию по ведению конфиденциального делопроизводства и представить ее на утверждение директору до ________.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на ________________________.

Справочно На эту тему см. также пособие «Документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования"».

29.07.2016

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела