КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Виды контроля и сроки

Контроль исполнения является одной из функций управления. В контроле можно выделить:

• контроль по существу решения вопроса;

• контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу осуществляется руководителем, оценивается, насколько правильно и полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления (далее - ДОУ). Данный контроль можно разделить на:

• текущий;

• предупредительный.

Объектами контроля являются качество и сроки исполнения документов.

Сроки исполнения документов могут быть:

• типовыми;

• индивидуальными.

Обратите внимание! Срок исполнения документа исчисляется с момента его получения организацией.

Контроль исполнения включает:

• учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;

• контроль за сроками исполнения;

• проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;

• учет и отчетность о результатах исполнения;

• оценку состояния исполнительской дисциплины (подп.148.1 п.148 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

На контролируемых документах проставляется отметка о контроле (часть вторая п.145 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Реквизит «Отметка о контроле» располагают на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначают буквой «К» или словом «Контроль» с указанием срока исполнения (п.55 Инструкции по делопроизводству).

Регистрационно-контрольная карточка, картотека

Учет контролируемых документов (поручений) и контроль исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК).

Справочно Форма РКК приведена в приложении 6 к Инструкции по делопроизводству.

Экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов, используются при формировании контрольной картотеки.

Каждое учреждение с карточной системой регистрации документов имеет справочную картотеку, которая делится на две части:

1) неисполненные;

2) исполненные документы.

Первая часть картотеки (неисполненные документы) служит для поиска документа в процессе его исполнения:

• по корреспондентам (наиболее эффективно);

• исполнителям;

• другим разделам первой части картотеки (названия корреспондентов или структурных подразделений (исполнителей)).

Вторая часть картотеки (исполненные документы) строится с учетом использования ее для поиска исполненных документов по определенному вопросу. Разделы второй части картотеки соответствуют разделам и индексам дел сводной номенклатуры дел организации.

По принципу построения картотеки бывают:

• регистрационные (валовые) - карточки, которые расположены в порядке возрастания регистрационных номеров документов. На разделителях рубрик могут указываться названия месяцев. Целесообразно для постановлений, распоряжений, приказов и др.;

• вопросная картотека (для распоряжений, приказов, переписки с вышестоящими организациями), т.е. документы постоянного хранения;

• корреспондентские - на рубрику наносят корреспондентов и их индексы. Рубрика корреспондентов может делиться на исполненные и неисполненные.

Исполнительные документы РКК на исполнительные документы могут группироваться по структурному, корреспонденсткому и другим признакам.             Неисполнительные документы

31 ячейка - для РКК по числам текущего месяца; 32 - для РКК на документы с исполнением на следующий месяц; 33 - для РКК на документы, исполнение которых в следующем году.

Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики):

• 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце;

• в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки исполнения которых наступят в следующем месяце;

• в 33-й ячейке располагают карточки на не исполненные в срок документы. Карточки в картотеке располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения соответствует определенная ячейка.

Регистрационные карточки также используются при регистрации исходящих документов. В картотеке они располагаются в соответствующем с валовой нумерацией порядке, а рубриками могут быть названия структурных подразделений.

Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, - с даты их поступления, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

Справочно В каких нормативных правовых актах закреплены типовые сроки исполнения документов, см. здесь.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными (подп.146.1-146.3 п.146 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 марта 2018 г. подп.146.1 п.146 Инструкции по делопроизводству на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 05.03.2018 № 51 изложен в новой редакции.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Типовые сроки устанавливают для наиболее распространенных категорий и видов документа. Сроки их исполнения не должны, как правило, превышать 10 рабочих дней (переписка с вышестоящими органами, подведомственными учреждениями, обращения граждан).

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя. Индивидуальные сроки устанавливаются для наиболее важных документов или в том случае, когда необходимо исполнить их в срок, отличный от типового срока.

Обратите внимание! Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь (подп.146.3 п.146 Инструкции по делопроизводству).

Если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее предыдущего рабочего дня. В случае когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога «до» или «к», указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа.

Индивидуальные сроки исполнения фиксируются в резолюции руководителя. Если индивидуальный срок исполнения документа отличается от типового срока, установленного для данной группы документации, временем исполнения считается индивидуальный срок.

Изменение сроков исполнения документов

Допускается изменение сроков исполнения документов (поручений). Изменение срока исполнения производится лицом, установившим его. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему срок, не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения или сразу же после получения задания. Изменение документируется - проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы.

Справочно Как правильно составлять докладную записку, см. пособие «Составление и оформление докладной записки».

Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения первоначально установленного срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Контроль за исполнением документов в организации

Контроль за исполнением документа осуществляется с момента постановки документа на контроль.

Контроль за исполнением документов рекомендуется вести на регистрационных карточках. Контрольные регистрационные карточки могут отличаться от основных карточек цветом. Контрольные карточки могут заводиться и на поручения руководства учреждения, отданные в устной форме.

На контрольных карточках и на документах, поставленных на контроль, проставляется знак контроля «К» или штамп «Контроль». Для отметки о контроле государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69, отведено определенное место (17х17 мм) на левом поле бланка документа на уровне реквизита «Заголовок к тексту».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Данные о ходе исполнения документов, полученные посредством телефонного запроса или при проверке структурного подразделения исполнителя, вносят в графу «Контрольные отметки» оборотной стороны карточки. Прежние записи зачеркивать не следует.

На один контролируемый документ может быть заполнено несколько РКК в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения. При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, РКК заполняется только для передачи исполнителю, назначенному ответственным (абзац 2 подп.148.3 п.148 Инструкции по делопроизводству).

Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется в РКК, заполняемой в необходимом количестве экземпляров.

Один экземпляр РКК остается в службе контроля и помещается в контрольную картотеку, второй передается исполнителю вместе с документом.

В случае задержки исполнения документов контрольная службы учреждения обязана принять меры для выяснения и устранения причин задержки и обеспечения своевременного исполнения документов.

В учреждениях с большим объемом документооборота служба ДОУ составляет и направляет в структурные подразделения перечни не исполненных в срок документов. После заполнения соответствующих граф перечни возвращают в контрольную службу ДОУ.

Контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан осуществляется по отдельной картотеке писем граждан или по специальному разделу справочной картотеки.

Для контролируемых исходящих инициативных документов, по которым ожидается получение ответа, рекомендуется выделить специальный раздел в справочной картотеке. Систематизировать карточки в этом разделе целесообразно по срокам исполнения задания или по ожидаемым датам получения ответов. Приблизительный срок ожидаемого ответа на инициативный документ проставляется на копии документа при регистрации в том случае, если срок не указан в самом документе.

Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе-запросе и в контрольной картотеке.

После исполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля может только то должностное лицо (или служба), которое поставило его на контроль, при этом на документе и картотеке делается отметка о снятии с контроля. Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в контрольную карточку.

В настоящее время в ряде учреждений, организаций и на предприятиях внедряется автоматизированный контроль за исполнением документов. Внедрение автоматизированной системы контроля за исполнением документов значительно повышает оперативность и четкость контроля, его действенность.

07.10.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу