Материал помещен в архив

 

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В УЧРЕЖДЕНИИ ОБРАЗОВАНИЯ

Виды контроля и сроки

Контроль исполнения документов и поручений руководителя в учреждениях образования - одна из функций управления. В контроле можно выделить:

• контроль по существу решения вопроса;

• контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу осуществляется руководителем, оценивается, насколько правильно и полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения ведет секретарь руководителя учебного заведения или служба документационного обеспечения управления (далее - ДОУ). Данный контроль можно разделить на:

• текущий;

• предупредительный.

Объекты контроля - качество и сроки исполнения документов.

Сроки исполнения документов могут быть:

• типовыми;

• индивидуальными (подп.146.2 п.146 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

 

От редакции «Бизнес-Инфо» С 5 августа 2023 г. следует руководствоваться подп.146.1-146.5 п.146 Инструкции по делопроизводству с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 28.07.2023 № 46.

 

Контроль исполнения включает:

• учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;

• контроль за сроками исполнения;

• проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;

• учет и отчетность о результатах исполнения;

• оценку состояния исполнительской дисциплины (подп.148.1 п.148 Инструкции по делопроизводству.

На контролируемых документах проставляется отметка о контроле (часть вторая подп.145.3 п.145 Инструкции по делопроизводству).

 

От редакции «Бизнес-Инфо» С 5 августа 2023 г. следует руководствоваться подп.145.3 п.145 Инструкции по делопроизводству в ред. постановления № 46.

 

Справочно Реквизит «Отметка о контроле» располагают на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначают буквой «К» или словом «Контроль» с указанием срока исполнения (часть вторая п.55 Инструкции по делопроизводству).

Регистрационно-контрольная карточка, картотека

Учет контролируемых документов (поручений) и контроль исполнения в учреждениях образования строятся на основе регистрационных данных, отраженных в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) или в журнале регистрации.

 

Справочно Форма РКК приведена в приложении 6 к Инструкции по делопроизводству.

 

Экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов, используются при формировании контрольной картотеки.

Как правило, учреждение образования с карточной системой регистрации документов имеет справочную картотеку, которая делится на две части:

1) неисполненные;

2) исполненные документы.

Первая часть картотеки (неисполненные документы) служит для поиска документа в процессе его исполнения:

• по корреспондентам (наиболее эффективно);

• исполнителям;

• другим разделам первой части картотеки (названия корреспондентов или структурных подразделений (исполнителей)).

Вторая часть картотеки (исполненные документы) строится с учетом использования ее для поиска исполненных документов по определенному вопросу. Разделы второй части картотеки соответствуют разделам и индексам дел сводной номенклатуры дел организации.

По принципу построения картотеки бывают:

• регистрационные (валовые) - карточки, которые расположены в порядке возрастания регистрационных номеров документов. На разделителях рубрик могут указываться названия месяцев. Целесообразно для постановлений, распоряжений, приказов и др.;

• вопросная картотека - для распоряжений, приказов, переписки с вышестоящими организациями, то есть документов постоянного хранения;

• корреспондентские - на рубрику наносят корреспондентов и их индексы. Рубрика корреспондентов может делиться на исполненные и неисполненные.

 

Примерная схема построения справочно-контрольной картотеки

Исполнительные документы Регистрационно-контрольные карточки на исполнительные документы могут группироваться по структурному, корреспондентскому и другим признакам		31 ячейка - для РКК по числам текущего месяца; 32 ячейка - для РКК на документы с исполнением на следующий месяц; 33 ячейка - для РКК на документы с исполнением в следующем году.
Неисполнительные документы

Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики):

• 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце;

• в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки исполнения которых наступят в следующем месяце;

• в 33-й ячейке располагают карточки на не исполненные в срок документы. Карточки в картотеке располагают по датам исполнения документов, то есть каждому дню исполнения соответствует определенная ячейка.

Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - со дня, следующего за днем регистрации документа в организации, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь (подп.146.1 п.146 Инструкции по делопроизводству).

Если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее первого следующего за ним рабочего дня (подп.146.4 п.146 Инструкции по делопроизводству).

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя (подп.146.2 п.146 Инструкции по делопроизводству).

Индивидуальные сроки устанавливаются для наиболее важных документов или в том случае, когда необходимо исполнить их в срок, отличный от типового срока.

Обратите внимание! Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь (подп.146.3 п.146 Инструкции по делопроизводству).

В случае когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога «до» или «к», указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа (подп.146.4 п.146 Инструкции по делопроизводству).

Изменение сроков исполнения документов

Допускается изменение сроков исполнения документов (поручений). Изменение срока исполнения производится лицом, установившим его. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему срок, не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения или сразу же после получения задания. Изменение документируется - проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы (подп.146.5 п.146 Инструкции по делопроизводству).

Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения первоначально установленного срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Контроль за исполнением документов

Контроль за исполнением документа в учреждении образования осуществляется с момента постановки документа на контроль.

Контроль за исполнением документов рекомендуется вести на регистрационных карточках. Контрольные регистрационные карточки могут отличаться от основных карточек цветом. Контрольные карточки могут заводиться и на поручения руководства учреждения, отданные в устной форме.

На контрольных карточках и на документах, поставленных на контроль, проставляется знак контроля «К» или штамп «Контроль».

Для отметки о контроле СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» отведено определенное место (17 × 17 мм) на левом поле бланка документа на уровне реквизита «Заголовок к тексту».

Данные о ходе исполнения документов, полученные посредством телефонного запроса или при проверке структурного подразделения исполнителя, вносят в графу «Контрольные отметки» оборотной стороны карточки. Прежние записи зачеркивать не следует.

На один контролируемый документ может быть заполнено несколько РКК в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения. При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, РКК заполняется только для передачи исполнителю, назначенному ответственным.

Устное поручение директора учреждения образования, поставленное на контроль, также фиксируется в РКК, заполняемой в необходимом количестве экземпляров (подп.148.3 п.148 Инструкции по делопроизводству).

Один экземпляр РКК остается в службе контроля и помещается в контрольную картотеку, второй передается исполнителю вместе с документом.

В случае задержки исполнения документов контрольная служба учреждения образования обязана принять меры для выяснения и устранения причин задержки и обеспечения своевременного исполнения документов.

В учреждениях с большим объемом документооборота служба ДОУ составляет и направляет в структурные подразделения перечни не исполненных в срок документов. После заполнения соответствующих граф перечни возвращают в контрольную службу ДОУ.

Справочно Перечень документов, не исполненных структурными подразделениями в установленный срок, в учреждении образования (пример), см. здесь.

Контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан в учреждении образования осуществляется по отдельной картотеке писем граждан или по специальному разделу справочной картотеки.

Для контролируемых исходящих инициативных документов, по которым ожидается получение ответа, рекомендуется выделить специальный раздел в справочной картотеке. Систематизировать карточки в этом разделе целесообразно по срокам исполнения задания или по ожидаемым датам получения ответов. Приблизительный срок ожидаемого ответа на инициативный документ проставляется на копии документа при регистрации в том случае, если срок не указан в самом документе.

Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.

На исполненном документе оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело (часть третья подп.148.7 п.148 Инструкции по делопроизводству).

После исполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля может только то должностное лицо (или служба), которое поставило его на контроль. При этом на документе и картотеке делается отметка о снятии с контроля. Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в контрольную карточку.

При некачественном исполнении документ (поручение) с контроля не снимается и переходит в разряд не исполненных в срок (часть вторая подп.148.8 п.148 Инструкции по делопроизводству).

18.12.2018

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу