Материал помещен в архив

КОПИИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ: ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

Понятия: электронный документ, текстовый файл, документ в электронном виде

Согласно Закону Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее - Закон об электронном документе) электронный документ в обязательном порядке должен быть заверен электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Это предполагает наличие закрытого (секретного) и открытого (проверочного) ключа подписи, защиту подписанного документа от несанкционированного изменения, элементы шифрования и прочие средства защиты.

Электронными документами являются:

• платежные инструкции, пересылаемые по системе «клиент-банк» (часть восьмая ст.200 Банковского кодекса Республики Беларусь, часть четвертая п.7 Инструкции о банковском переводе, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2001 № 66).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2020 г. Инструкция № 66 изложена в новой редакции постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 02.12.2019 № 476;

• отчетность, пересылаемая по электронной почте в ИМНС (подп.1.4 и 1.9.6 п.1 ст.22, п.4 ст.63, ст.106¹ и другие статьи Налогового кодекса Республики Беларусь).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2019 г. следует руководствоваться ст.22, 40 и 131 вышеназванного Кодекса, изложенного в новой редакции Законом Республики Беларусь от 30.12.2018 № 159-З;

• таможенные декларации;

• биржевые документы (Типовые правила биржевой торговли на товарных биржах, утвержденные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 06.08.2009 № 1039);

• отдельные запросы государственных органов (п.2 ст.22 Закона Республики Беларусь от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур») и т. п.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 15 июля 2017 г. следует руководствоваться п.2 ст.22 Закона № 433-З в редакции Закона Республики Беларусь от 09.01.2017 № 17-З. Изменения не повлияли на суть материала.

Обычный файл, хранящийся на персональном компьютере, электронным документом в узком смысле чаще всего не является. Текстовый файл (в формате word или excel) невозможно связать с определенным лицом (не имеет электронной подписи), его можно в любой момент изменить (исключение - формат .pdf) и т. д. Поэтому распечатка такого документа на бумажном носителе и сам текстовый вариант на жестком диске компьютера - часто разные документы.

Между электронным документом и обычным текстовым файлом недавно появилось промежуточное звено. Речь идет о документе в электронном виде, используемом при дистанционном банковском обслуживании в соответствии с положениями Указа Президента Республики Беларусь от 01.12.2015 № 478 «О развитии цифровых банковских технологий», детализированными в Инструкции о порядке и случаях использования программно-аппаратных средств и технологий при осуществлении банковских операций и иной деятельности Национальным банком Республики Беларусь, банками, небанковскими кредитно-финансовыми организациями, открытым акционерным обществом «Банк развития Республики Беларусь», утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 06.05.2016 № 241. Такого рода документ имеет подпись-идентификатор (уникальный признак клиента, однозначно его идентифицирующий), но с технической точки зрения она более слабая, чем ЭЦП. Обычно это различные пароли, коды, биометрические характеристики и т. п.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 29 ноября 2019 г. взамен Инструкции № 241 действует Инструкция об использовании программно-аппаратных средств и технологий, проведении процедур удаленной идентификации, удаленного обновления (актуализации), утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.09.2019 № 379 (в редакции постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 22.01.2021 № 25).

Наконец, интернет-сайт (веб-страница) может выступать не только как виртуальная витрина организации, но и как определенный документ. Особенность веб-страницы в том, что создается она не заинтересованным лицом, а третьими лицами, которые и могут вносить в нее в любой момент соответствующие изменения (то есть это «подвижный» документ). Поэтому пользователь обычно имеет цель зафиксировать («сфотографировать») содержание сайта на определенный момент времени, чтобы затем использовать в качестве доказательства или иным образом.

Рассмотрим особенности каждого из видов документов, подготовленных на персональных компьютерах (распечатанных на принтере), на предмет их «внешнего» использования, то есть за пределами данной организации, а также с помощью других технических средств (ксерокс, факс) при изготовлении копий и обмене документами.

Документы, подготовленные на компьютере

Электронные документы

Подлинный электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу (ст.22 Закона об электронном документе).

Однако при заключении договоров в форме электронного документа отдельные исключения согласно п.2 ст.161 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее - ГК) все же могут быть установлены.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 февраля 2019 г. п.2 ст.161 ГК исключен Законом Республики Беларусь от 17.07.2018 № 135-З (далее - Закон № 135-З). Комментарий см. здесь. С 18 февраля 2019 г. ст.22 Закона об электронном документе изложена в новой редакции Законом Республики Беларусь от 08.11.2018 № 143-З (далее - Закон № 143-З). Комментарий см. здесь.

Так, Инструкция о порядке и условиях заключения договора страхования в форме электронного документа, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 20.06.2014 № 36, предусматривает, что в форме электронного документа не могут заключаться договоры добровольного страхования:

• страховыми агентами и страховыми брокерами;

• по видам добровольного страхования, не относящимся к страхованию жизни (по перечню).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2019 г. Инструкция № 36 утратила силу постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.08.2019 № 43.

Статья 18 Закона об электронном документе различает формы внутреннего и внешнего представления электронного документа.

Форма внутреннего представления электронного документа - запись информации, составляющей электронный документ, на электронном носителе информации.

Эта цифровая информация существует в виде электромагнитных импульсов, которые при переводе в знаковую систему записываются с помощью двоичного кода (цифры 0 и 1); она недоступна непосредственному человеческому восприятию без компьютера.

Форма внешнего представления электронного документа - воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 18 февраля 2019 г. согласно части третьей ст.18 Закона об электронном документе (в редакции Закона № 143-З) формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации, на бумажном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.

Другими словами, это распечатка или выведенное на дисплей изображение документа, представленное в виде аналоговой информации на естественном языке либо цифры в десятичном исчислении. Форма внешнего представления отнюдь не тождественна внутренней, так как обычно требует дополнительной обработки информации с помощью специальных программ (текстовых процессоров).

При этом вопрос об оригинале и копии электронного документа решается следующим образом. Если изначально документы создавались на бумажном носителе и в электронном виде (причем идентичного содержания), они имеют одинаковую юридическую силу. При этом оригинал электронного документа существует только в электронном виде, а документ на бумажном носителе не является копией электронного документа (ст.19 Закона об электронном документе).

Копия электронного документа создается путем удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе и должна содержать указание на то, что она копия соответствующего электронного документа.

Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе согласно ст.20 Закона об электронном документе осуществляется:

• нотариусом или другим должностным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия (ст.54 Закона Республики Беларусь от 18.07.2004 № 305-З «О нотариате и нотариальной деятельности»; далее - Закон о нотариальной деятельности);

• организацией или индивидуальным предпринимателем, имеющими право на осуществление деятельности по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе на основании лицензии. Положение о лицензировании отдельных видов деятельности, утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 01.09.2010 № 450, относит удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе к деятельности по технической защите информации, в том числе криптографическими методами, включая применение ЭЦП, лицензируемой Оперативно-аналитическим центром при Президенте Республики Беларусь.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 18 февраля 2019 г. часть третья ст.20 Закона об электронном документе изложена в новой редакции Законом № 143-З.

Форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе считается идентичной по содержанию общей части соответствующей формы внешнего представления электронного документа при наличии следующих условий:

1) ЭЦП электронного документа подтверждается путем применения сертифицированных средств ЭЦП с использованием открытого ключа проверки лица, подписавшего соответствующий электронный документ;

2) форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе представлена в доступной и понятной для восприятия человеком форме и однозначно соответствует общей части формы внешнего представления электронного документа (п.4 Положения о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 № 1086).

Юридическую силу форме внешнего представления электронного документа на бумажном носителе придает именно удостоверительная надпись (п.8 названного Положения).

Обратите внимание! Если копии предназначены для обращения только внутри организации, то порядок заверения значительно упрощается: для этого достаточно подписи уполномоченного должностного лица самой организации с соответствующей отметкой (п.64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция по делопроизводству).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства» (далее - Декрет № 7)). С 3 августа 2018 г. соответствующие изменения внесены в п.64  Инструкции по делопроизводству на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 26.07.2018 № 154 (далее - постановление № 154).

Особенности применения электронных документов установлены пп.9, 140, 220 Инструкции по делопроизводству:

1) управленческие документы могут быть зафиксированы как на бумажном, так и на электронном носителе (документы в электронном виде, в том числе электронные документы);

2) документы в электронном виде, электронные документы могут применяться во всех сферах деятельности, где используются программные, программно-технические и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде;

3) требования к документам в электронном виде, как правило, распространяются и на электронные документы (то есть наличие или отсутствие ЭЦП для целей делопроизводства в большинстве случаев непринципиально);

4) отправка документов в электронном виде без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать автора документа;

5) наличие электронной копии документа не отменяет необходимости осуществления с поступившим бумажным документом делопроизводственных операций, в том числе в части включения его в дело и передачи в архив;

6) документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов.

Электронная цифровая подпись является не только аналогом собственноручной подписи, но и может применяться как аналог оттиска печати или штампа организации (ст.23 Закона об электронном документе).

Документы в электронном виде

Как и электронный документ с ЭЦП, документ в электронном виде также имеет формы внутреннего и внешнего представления. При этом если для электронного документа устанавливается фактическая тождественность одновременно созданного бумажного и электронного документа, то форма внешнего представления документа в электронном виде на бумажном носителе является копией документа в электронном виде (п.10 Инструкции о порядке и случаях использования программно-аппаратных средств и технологий при осуществлении банковских операций и иной деятельности Национальным банком Республики Беларусь, банками, небанковскими кредитно-финансовыми организациями, открытым акционерным обществом «Банк развития Республики Беларусь», утвержденной постановлением Национального банка Республики Беларусь от 06.05.2016 № 241). Копия документа в электронном виде на бумажном носителе должна содержать указание на то, что она является копией соответствующего документа в электронном виде, быть заверена подписью уполномоченного работника банка и скреплена печатью банка. Все идентичные экземпляры документа в электронном виде признаются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

При представлении документов в электронном виде организациям, государственным органам и другим лицам не требуется их воспроизведение на бумажном носителе при условии обеспечения банком возможности проверки этими лицами целостности и подлинности документа в электронном виде. Банки по запросу клиента могут подтверждать факт совершения банковской операции на основании документа в электронном виде. Архивное хранение таких документов также осуществляется в электронном виде.

Срок временного хранения для документов в электронном виде и информационных ресурсов не должен превышать 3 лет (часть третья ст.20 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

Хотя в форме документа в электронном виде составляется большинство банковских документов, нужно учитывать ограничение, установленное п.7 ст.10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»: первичный учетный документ составляется только на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа с ЭЦП.

Текстовые документы

Особенность таких документов в том, что обычно они предназначены для личного (внутреннего) пользования или неофициальной переписки по электронной почте. В первом случае такой документ хранится на компьютере автора, во втором - на сервере провайдера (поставщика интернет-услуг). Отсюда и разный круг лиц, которые могут получить доступ (в том числе несанкционированный) к таким документам. Поэтому авторство таких документов нельзя установить так однозначно, как для документов, описанных выше (примечание). К тому же они могут быть и не отформатированы. По сути, это лишь заготовки документов.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие таких обязательных реквизитов, как:

• наименование организации и (или) структурного подразделения - автора;

• дата;

• регистрационный индекс;

• подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии (п.18 Инструкции по делопроизводству).

Перечисленное выше относится и к различным автоматизированным системам бухгалтерского учета или обработки информации. Распечатка (расшифровка) данных по отдельным счетам бухгалтерского учета (баланса) не более чем оперативные данные для внутреннего использования. Для придания ей юридической силы (для аудиторов, оценщиков и т. п.) необходима подпись и печать организации.

В отдельных случаях обычный текстовый документ также может иметь юридическое значение. Так, Законом Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» предусмотрена особая форма обращения - электронное обращение заявителя, которое поступает на адрес электронной почты организации либо размещается в специальной рубрике на ее официальном интернет-сайте. Такого рода обращения должны содержать все реквизиты, предусмотренные для письменных обращений, за исключением личной подписи. Какие-либо ее заменители в виде ЭЦП или иного идентификатора не требуются. Однако к электронным обращениям, подаваемым представителями заявителей, должны прилагаться электронные копии документов, подтверждающих их полномочия (ст.12, 25 указанного Закона).

Аналогичный порядок подачи электронных жалоб предусмотрен ст.50 Закона Республики Беларусь от 10.01.2014 № 129-З «О таможенном регулировании в Республике Беларусь».

Копия документа

Организации всех форм собственности выдают и свидетельствуют верность копий документов в трех случаях, а именно когда речь идет об:

1) исходящих от организации документах, которые необходимы заявителям для решения вопросов, касающихся их прав и (или) законных интересов (за исключением исходящих документов, относящихся к переписке государственных органов при выполнении своих функций);

2) имеющихся у организации документах других юридических лиц, которые необходимы обратившимся лицам для решения вопросов, касающихся их прав и (или) законных интересов, при этом копии таких документов от других юридических лиц непосредственно получить невозможно (в связи с ликвидацией юридического лица, утратой документа и т. п.);

3) имеющихся у организации (юридического лица) документах, которые необходимы другим юридическим лицам (их представителям) для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся к ним лиц (постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц»).

В первом случае речь идет о собственных документах организации (исходящих), в которую обратился заявитель, во втором и третьем также и о документах других организаций. Во всех трех случаях в роли заявителя может фигурировать юридическое лицо; физическое лицо и индивидуальный предприниматель - только в первом и во втором. Юридические лица обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления их заявителям, если актами законодательства не предусмотрено представление нотариально засвидетельствованных копий таких документов.

При этом запрещается свидетельствование верности копий паспорта гражданина Республики Беларусь, иных документов, удостоверяющих личность, военного билета, служебных удостоверений и тому подобных документов, а также копий документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (подп.1.5 п.1 вышеуказанного постановления).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2017 г. следует руководствоваться частью первой подп.1.5 п.1 постановления № 1256 в редакции постановления Совета Министров Республики Беларусь от 03.04.2017 № 246. Изменения не повлияли на суть материала.

Копии документов, представляемые гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам (далее - обратившееся лицо) или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписки из них оформляются в порядке, предусмотренном частями второй-шестой п.64 Инструкции по делопроизводству.

При пересылке копий документов, в том числе необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии удостоверяют печатью организации.

Справочно Подробнее см. раздел подборки «Оформление документов в организации».

Веб-страницы

Потребность изготовить официальную копию веб-страницы чужого интернет-сайта чаще всего возникает в случае возникновения судебного или иного спора, когда необходимо зафиксировать нарушение авторских или иных прав, информацию, посягающую на деловую репутацию, честь, достоинство и т. д., доказать факт заключения договора присоединения, размещенного на интернет-сайте, и т. п.

Письменными доказательствами являются акты, договоры, справки, товарно-транспортные накладные, деловая корреспонденция, общедоступная информация, записанная буквами либо выполненная в форме цифровой, графической записи, размещенная в сети Интернет, полученная в порядке, установленном законодательством, иные документы и материалы, содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, в том числе выполненные в форме цифровой, графической записи, полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным способом, позволяющим установить достоверность документа (часть первая ст.84 Хозяйственного процессуального кодекса Республики Беларусь).

Ни о какой «дискриминации» подобных доказательств по сравнению с обычными письменными документами речь не идет. Подобные нормы содержатся и в ст.192-194 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь (далее - ГПК). Поскольку содержание сайта обычно постоянно обновляется, важно зафиксировать его на определенный момент времени. Этой цели служит так называемый скрин-шот - мгновенная распечатка (своего рода фото) веб-страницы, выполненная, например, с помощью клавиши Print Screen на клавиатуре.

По желанию стороны содержание сайта можно официально зафиксировать (например, если придется обращаться в иностранный суд) при помощи нотариуса и процедуры обеспечения исполнения доказательств (ст.110-113 Закона о нотариальной деятельности).

В порядке обеспечения письменных доказательств нотариус производит осмотр письменных доказательств, представленных лицом, обратившимся за совершением нотариального действия, в том числе общедоступной информации, записанной буквами либо выполненной в форме цифровой, графической записи, размещенной в глобальной компьютерной сети Интернет.

Результаты осмотра письменного доказательства фиксируются нотариусом путем составления протокола осмотра письменного доказательства. В протоколе указывается время (часы, минуты) распечатки информации, к нему может приобщаться электронная версия осмотренного доказательства.

Документы, подготовленные с помощью других технических средств

Ксерокс

Официально название данного технического средства не используется.

Так, частью восьмой п.64 Инструкции по делопроизводству определено, что копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. из вышеназванной нормы п.64 Инструкции по делопроизводству слова «Республики Беларусь» исключены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39.

Факсимильная копия

Факсимильная копия документа используется в двух случаях:

1) как временный заменитель оригинального бумажного документа, который затем досылается почтой;

2) как документ постоянного хранения. При этом необходимо учитывать существующие «ограничители» как юридического, так и технического характера.

Факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренном законодательством или соглашением сторон (п.2 ст.161 ГК).

Таким образом, перед заключением договора по факсу нужно подписать «бумажное» соглашение об использовании данного канала связи.

В соответствии с п.2 ст.404 ГК в случае заключения договора путем обмена документами, в том числе посредством различных средств связи, должна быть возможность достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Тем не менее с технической точки зрения факсимильная связь наименее надежная и не позволяет обеспечить необходимую достоверность.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 февраля 2019 г. ст.404 ГК изложена в новой редакции Законом  № 135-З. Комментарий см. здесь.

Подпунктом 139.6 п.139 Инструкции по делопроизводству определено, что регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью.

На факсимильных копиях документов, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей, необходимо проставление печати (п.62 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета № 7). С 3 августа 2018 г. соответствующие изменения внесены в п.62  Инструкции по делопроизводству на основании постановления № 154.

Кроме того, документы, полученные с помощью электронной, вычислительной и другой техники, являются доказательствами при условии их надлежащего оформления (ст.192 ГПК).

Примечание. Согласно п.63 Инструкции по делопроизводству фамилия исполнителя - один из реквизитов документа, но это не подпись, то есть юридическое и фактическое авторство может не совпадать.

30.11.2016

Сергей Овсейко, кандидат юридических наук, кандидат экономических наук