Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Копии (выписки) каких приказов (распоряжений) о награждении следует вкладывать в личное дело работника, а также указывать в подп.2.1 п.2 «Дополнения к личному листу по учету кадров»: о награждении всеми наградами или только правительственными?

ОТВЕТ: В личное дело необходимо вкладывать копии приказов о награждении работников государственными наградами, присуждении государственных премий. Соответствующие сведения необходимо вносить и в дополнительный листок по учету кадров.

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника, в том числе копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о награждении (абзац 5 п.8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, далее - Инструкция).

В «Дополнении к личному листу по учету кадров» определено, что в разделе 2 «Данные об изменениях в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка» производятся отметки о таком учетном сведении, как награждение правительственными наградами (п.2 приложения 3 к Инструкции).

Следует отметить, что понятие «правительственная награда» в настоящее время не применяется.

Отношения, связанные с награждением государственными наградами Республики Беларусь, регулирует Закон Республики Беларусь от 18.05.2004 № 288-З «О государственных наградах Республики Беларусь».

В систему государственных наград Республики Беларусь входят:

• звание «Герой Беларуси»;

• ордена Республики Беларусь;

• медали Республики Беларусь;

• почетные звания Республики Беларусь.

Присуждение государственных премий регулирует Указ Президента Республики Беларусь от 05.05.2006 № 300 «О Государственных премиях Республики Беларусь».

Государственные премии предусматриваются в виде Государственной премии в области науки и техники и Государственной премии в области литературы, искусства и архитектуры.

Наличие высших форм поощрения граждан имеет важное значение при работе с документами по личному составу данных работников в организациях.

Так, личные дела работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, хранятся постоянно в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей (подп.638.2 п.638 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.673.2 п.673 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Соответственно, документы по личному составу постоянного хранения (личные дела уволенных руководителей организаций, работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии) включаются в соответствующий годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения (п.162 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

Обоснование того, что личное дело работника будет храниться постоянно, должно содержаться в самом личном деле. Эти сведения отражают в дополнении к личному листку по учету кадров и в копии приказа о награждении.

Необходимо учитывать, что в личное дело могут помещаться копии приказов о награждении почетными грамотами организаций, ценными подарками, занесении в книги почета, на доски почета.

Представляется, что наименование графы «Наименование правительственной награды, присвоения ученого, воинского, почетного звания» в форме «Дополнение к листку по учету кадров» требует приведения в соответствие с нормативными правовыми актами большей юридической силы.

11.06.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела