Материал помещен в архив

ВОПРОС: Кто должен оформлять заверительную надпись при передаче документов в ведомственный архив организации: работники структурных подразделений, ответственные за передачу дел в архив, либо заведующий архивом в организации?

ОТВЕТ: Составитель листа-заверителя. Как правило, это работник структурного подразделения организации, передающего документы в архив.

Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе дела согласно приложению 11 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила), и помещается в конце дела (тома, части).

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в деле через знак «+» (плюс).

Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления (п.80 Правил).

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются или были сформированы. В бесструктурных организациях оформление дел осуществляется работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации (часть вторая п.70 Правил).

Таким образом, заверительную надпись должен оформлять работник структурного подразделения, ответственный за передачу дел в архив.

Однако если фактически заверительную надпись оформлял работник архива, то он и подписывает ее.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.10 (пп.70-82) Правил и приложение 11 к Правилам исключены постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

28.12.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела