Материал помещен в архив

ВОПРОС: Кто устанавливает срок исполнения, если в резолюции указан только исполнитель? Кто принимает решение о продлении срока исполнения, о прекращении переписки? Где и кем отражаются данные решения?

ОТВЕТ: Сроки исполнения документов могут быть:

• типовыми;

• индивидуальными (подп.146.2 п.146 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. из подп.146.2 и 146.3 п.146 Инструкции по делопроизводству слова «Республики Беларусь» исключены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.3019 № 39.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Например, частью первой п.3 ст.17 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» установлено, что письменные обращения должны быть рассмотрены не позднее 15 дней, а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, - не позднее 1 месяца, если иной срок не установлен законодательными актами.

Также срок осуществления административной процедуры не может превышать 15 дней, а в случае направления уполномоченным органом запроса в другие государственные органы, иные организации - 1 месяца, если иной срок не предусмотрен законодательными актами, постановлениями Совета Министров Республики Беларусь (часть вторая п.2 ст.12 Закона Республики Беларусь от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур»).

Письменные ответы на претензии должны быть даны оператором почтовой связи по почтовым отправлениям, пересылаемым (переводимым) в пределах одного населенного пункта, в течение 15 дней, а на претензии по почтовым отправлениям, пересылаемым (переводимым) за пределы одного населенного пункта, - в течение 1 месяца (часть четвертая ст.38 Закона Республики Беларусь от 15.12.2003 № 258-З «О почтовой связи»).

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя (часть третья подп.146.2 п.146 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание! Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь (подп.146.3 п.146 Инструкции по делопроизводству).

Допускается изменение сроков исполнения документов. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим его. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему срок, не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения или сразу же после получения задания (подп.146.5 п.146 Инструкции по делопроизводству).

Докладная записка о продлении срока исполнения (пример)

г. Минск

О продлении срока исполнения

В связи с созданием в ООО «Перформер» архива документов в электронном виде юридическому отделу было поручено совместно с отделом автоматизации подготовить до 16.10.2018 положение об архиве документов в электронном виде. Однако 2 октября 2018 г. во втором чтении Палатой представителей Национального собрания Республики Беларусь принят проект Закона Республики Беларусь «О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь "Об электронном документе и электронной цифровой подписи"», требования которого необходимо учесть при составлении положения об архиве документов в электронном виде ООО «Перформер».

В связи с изложенным считаю необходимым увеличить срок исполнения до 01.12.2018.

В случае если в резолюции не был указан срок исполнения, просьба о продлении срока направляется автору резолюции. Свидетельством исполнения документа является подготовленный исполнителем и подписанный руководителем или иным уполномоченным лицом исходящий или внутренний документ (часть вторая подп.148.7 п.148 Инструкции по делопроизводству).

На исполненном документе оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело, которая является свидетельством завершения работы над ним (часть вторая п.65 Инструкции по делопроизводству).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», индекса дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и регистрационного индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения - исполнителя и даты направления документа в дело (часть третья п.65 Инструкции по делопроизводству).

30.10.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела