Личная карточка формы Т-2

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

31.05.2024

Ситуация В соответствии с трудовым законодательством (по утвержденной форме) в отделе кадров на работника заведена личная карточка. С обратной стороны карточки в разделе 4 «ОТПУСКА» все строки уже заполнены. Где отражать записи о предоставлении трудового отпуска данному работнику? Нужно ли заводить еще одну личную карточку под № 2? Если да, то нужно ли заполнять опять все ее графы? Либо нужно оформить отдельным приложением к карточке раздел 4 «ОТПУСКА»?

Справочно Ранее порядок ведения личной карточки формы Т-2 регулировался постановлением Госкомитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций». Постановлением Минстата от 26.10.2007 № 359 постановление № 241 утратило силу. Необходимость ведения личной карточки на всех работников организации определялась п.16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утв. постановлением Минтруда от 09.03.1998 № 30: наниматель обязан знакомить владельца трудовой книжки с каждой вносимой в нее записью под подпись в личной карточке формы Т-2. Данная норма была упразднена в связи с утверждением постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек.

В настоящее время законодательство не содержит нормы о необходимости ведения личной карточки на всех работников организации. Форма личной карточки НПА не установлена, правила ее применения и заполнения отсутствуют.

При этом организации вправе самостоятельно определять целесообразность ведения личной карточки, а также форму личной карточки и порядок ее заполнения.

Сомнению может быть подвергнута правомерность использования индекса «Т-2».

За основу могут быть взяты форма личной карточки и правила ее применения и заполнения, утвержденные постановлением № 241.

Формы документов • Личная карточка (примерная форма).

Поскольку наниматель обязан вести личные карточки на работников, являющихся военнообязанными и призывниками (ч.4 ст.11, ч.4 ст.12 Закона от 05.11.1992 № 1914-XII «О воинской обязанности и воинской службе», ч.1 п.74 Положения о воинском учете, утв. постановлением Совмина от 18.12.2003 № 1662) по форме согласно приложению 13 к постановлению Минобороны от 27.01.2020 № 5 «Об установлении форм документов воинского учета», может быть использована и форма указанной личной карточки, дополненная необходимыми графами, разделами.

Формы документов • Личная карточка с отметкой военного комиссариата о сверке данных (пример).

При этом организация вправе самостоятельно определить и порядок ведения разделов личной карточки, в том числе раздела «Отпуска».

Если в личной карточке работника закончились свободные строки в разделе «Отпуска», представляются возможными следующие варианты оформления:

вариант 1: дополнительного (второго, при необходимости - третьего и т. д.) экземпляра личной карточки, который будет храниться в кадровой службе организации вместе с первым экземпляром заполненной карточки;

вариант 2: на отдельном листе только продолжения раздела «Отпуска», который также будет храниться в кадровой службе организации вместе с экземпляром заполненной карточки.

В указанных случаях на экземпляре заполненной карточки целесообразно сделать отметку, указывающую на наличие дополнительного экземпляра личной карточки или продолжения соответствующего раздела, например: «Продолжение на отдельном листе прилагается».

Организации, которые используют учетные кадровые системы, могут вести личные карточки работников в электронном виде.

В организациях, в которых не внедрены учетные кадровые системы, ведение в электронном виде личных карточек работников также возможно.

Однако следует учесть и вопрос хранения личных карточек уволенных работников.

Обратите внимание! Для личных карточек работников организаций срок хранения 55 лет после увольнения (п.674 Перечня № 140).

Если в организациях, в архивах которых созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности (наличие информационной системы архива организации, функциональные возможности которой в сочетании с функциональными возможностями АС ДОУ, иной информационной системы позволяют обеспечивать сохранность электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и целостность включенных в них документов в течение установленных сроков, а также их передачу в архив организации), личные карточки работников можно вести и хранить в электронном виде без создания документов на бумажном носителе.

Если не созданы вышеуказанные условия, после увольнения работника его карточку нужно включить в дело с личными карточками уволенных работников, а карточки распечатать на бумажном носителе и сформировать в дело.

После увольнения работников личные карточки группируются в отдельные дела по году увольнения работников. Оформляются личные карточки в соответствии с требованиями гл.13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Дополнительно по теме • Можно ли при увольнении сотрудника в личное дело подшить личную карточку? • Может ли личная карточка по воинскому учету храниться только в электронном виде на компьютере без ее распечатывания на бумажном носителе? • Нужна ли внутренняя опись документов дела при сдаче в архив личных карточек работников? Какой НПА это регулирует?

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.