Личное дело работника: какие документы включать и не включать

Если вы сомневаетесь, какие документы должны войти в личное дело работника, - изучите наглядную таблицу. В ней показано, что обязательно включить в личное дело, что включить по решению кадровика, а что никогда не включается.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь (ч.2 п.2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2).

Дополнительно по теме • Обязательно ли заводить личные дела на работников, которые относятся к категории «другие служащие»? • На каких работников ведутся личные дела, помимо категорий, установленных Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2?

✓ Обязательно включаются в личное дело

✓ Включаются в личное дело по решению кадровой службы организации

Х Не включаются в личное дело

Примечание 1. Документы об образовании:

• свидетельство об общем базовом образовании (свидетельство об общем базовом образовании с отличием);

• аттестат об общем среднем образовании (аттестат об общем среднем образовании особого образца с награждением золотой (серебряной) медалью);

• диплом о профессионально-техническом образовании (диплом о профессионально-техническом образовании с отличием);

• диплом о среднем специальном образовании (диплом о среднем специальном образовании с отличием);

• диплом о высшем образовании (диплом о высшем образовании с отличием, в том числе с золотой медалью);

• диплом магистра;

• диплом исследователя;

• диплом о переподготовке на уровне высшего образования;

• диплом о переподготовке на уровне среднего специального образования;

• свидетельство о повышении квалификации (п.2 ст.98 КоО).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2022 г. следует руководствоваться п.2 ст.90 КоО в ред. Закона от 14.01.2022 № 154-З. Комментарии см. здесь.

Примечание 2. Аттестационный лист и характеристика работника хранятся в его личном деле (п.25 Типового положения об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденного постановлением Совмина от 25.05.2010 № 784).

Примечание 3. В связи с принятием Закона от 16.12.2002 № 160-З «О патентах на изобретения, полезные модели, промышленные образцы» в данном случае также может идти речь о Списке научных трудов, патентов на изобретения, полезных моделей и промышленных образцов.

Примечание 4. Служить основанием для перевода, увольнения работника могут различные документы. Например, копия приговора суда (в случае прекращения трудового договора (контракта) в связи со смертью работника согласно п.5 ст.44 ТК) или копия свидетельства о смерти (в случае прекращения трудового договора (контракта) в связи с осуждением работника, исключающим продолжение работы согласно п.6 ст.44 ТК) могут выступать в качестве документов, послуживших основанием для увольнения работника.

Примечание 5. Все вышеперечисленные приказы имеют срок хранения 75 лет (подп.21.3 п.21 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.21.3 п.21 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Приведенный в абз.5 п.8 Инструкции № 2 перечень приказов не исчерпывающий, так как их перечисление завершается «и т. п.». Соответственно, кадровая служба организации может самостоятельно определять перечень приказов по личному составу, копии которых включаются в состав личного дела, выходящих за рамки этого перечня и имеющих срок хранения 75 лет.

Примечание 6. Для лиц, обязанных осуществлять декларирование доходов и имущества в соответствии со ст.29, 30 и 32 Закона от 15.07.2015 № 305-З «О борьбе с коррупцией».

Декларации о доходах и имуществе, а также прилагаемые к ним документы хранятся в отдельной папке. Она неотъемлемая часть личного дела обязанного лица (п.14 Положения о порядке проверки и хранения деклараций о доходах и имуществе, утвержденного постановлением Совмина от 16.01.2016 № 19).

Примечание 7. Государственное должностное лицо, лицо, претендующее на занятие должности государственного должностного лица, в целях недопущения действий, которые могут привести к использованию ими своего служебного положения и связанных с ним возможностей и основанного на нем авторитета в личных, групповых и иных внеслужебных интересах, дают обязательство по соблюдению ограничений, установленных ст.17-20 Закона № 305-З, и ставятся в известность о правовых последствиях неисполнения такого обязательства (ч.1 ст.16 Закона № 305-З).

Примечание 8. В ряде НПА (ЛПА) республиканских органов государственного управления наряду со справкой-объективкой упоминается справка о биографических данных. Справка-объективка и справка о биографических данных составляются для схожих целей. Соответственно, оба документа могут включаться в состав личного дела.

Примечание 9. Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета. Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкету дополнительно подписывает работник кадровой службы (специалист по кадрам) (п.12 Инструкции № 2).

Примечание 10. Должности педагогических работников (ассистент, преподаватель, старший преподаватель, доцент, профессор, заведующий (начальник) кафедрой) в учреждениях высшего образования замещаются по конкурсу. Порядок проведения конкурса установлен Положением о порядке проведения конкурса при замещении должностей педагогических работников из числа профессорско-преподавательского состава в учреждениях высшего образования Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совмина от 21.06.2011 № 806.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2022 г. следует руководствоваться Положением о порядке проведения конкурса на замещение отдельных должностей педагогических работников, относящихся к профессорско-преподавательскому составу, утв. постановлением Совмина от 09.08.2022 № 518. Комментарии см. здесь.

Примечание 11. Лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа хозяйственного общества (то есть руководитель организации), избирается общим собранием участников хозяйственного общества либо советом директоров (наблюдательным советом) в соответствии с уставом данного хозяйственного общества (ч.1 ст.54 Закона от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах»). По результатам проведения общего собрания участников хозяйственного общества принятые им решения отражаются в протоколе (ст.47 Закона № 2020-XII).

Примечание 12. Письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены нанимателем с работниками, достигшими 18 лет, занимающими должности служащих или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей (ст.405 ТК).

Примерный перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержден постановлением Совмина от 26.05.2000 № 764.

Примечание 13. Несмотря на некоторую юридическую неточность содержащихся в Инструкции № 2 формулировок, свидетельства о направлении на работу выпускников учреждений образования подлежат включению в состав заводимых на них личных дел.

Примечание 14. Если в организации должностная инструкция оформляется в качестве приложения к трудовому договору (контракту) и кадровая служба решила включать в состав личных дел трудовые договоры (контракты) с работниками.

Примечание 15. Инструкция № 2 не содержит исключительных норм в отношении запрета включать в состав личных дел копии (выписки из) приказов о предоставлении социальных отпусков. Так как для таких приказов Перечнем № 140 установлен срок хранения 75 лет, это делает возможным включение их копий по решению кадровой службы в личные дела работников.

Примечание 16. За исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания.

Примечание 17. Следует учитывать нормы Перечня № 140, иных НПА.

Примечание 18. Организация труда на дому допускается только в условиях, соответствующих требованиям охраны труда, для лиц, имеющих практические навыки либо которые могут быть обучены этим навыкам для выполнения определенных работ (ч.1 ст.306 ТК). Для фиксации соответствия условий надомного труда требованиям охраны труда может составляться соответствующий акт. Если акт оформляется в качестве приложения к трудовому договору (контракту) и кадровой службой принято решение включать такие акты в личные дела, акт включается в личное дело.

26.05.2021

Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.