Пособие - навигатор от 17.12.2018
Автор: Лукьяненко Т.

Личное дело работника организации: формирование, оформление, ведение

Искать как словосочетание

Искать в документе Искать в содержании

0/0

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ЛИЧНОЕ ДЕЛО РАБОТНИКА ОРГАНИЗАЦИИ: ФОРМИРОВАНИЕ, ОФОРМЛЕНИЕ, ВЕДЕНИЕ

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы). Личные дела включаются в документы по личному составу.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).

Документы, включаемые в личное дело			Документы, не подлежащие включению в личное дело
при приеме на работу		в процессе его ведения
все категории работников	отдельные категории
ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНОГО ДЕЛА
1) внутренняя опись документов личного дела; 2) дополнение к личному листку по учету кадров; 3) личный листок по учету кадров (заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений (п.11 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция № 2)); 4) автобиография (составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4 (п.14 Инструкции № 2); 5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.) должны быть заверены в установленном порядке; 6) заявление о приеме на работу; 7) копия (выписка) приказа (распоряжения) о приеме на работу (назначении на должность). Справочно По решению руководителя или кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками организации любой формы собственности (часть вторая п.8 Инструкции № 2)	1) декларация о доходах (примечание 1). От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 марта 2022 г. следует руководствоваться формой вышеназванной декларации с изменениями, внесенными постановлением Совмина от 25.03.2022 № 169; 2) контракт (для государственных служащих); 3) анкета (заполняется поступающим на работу собственноручно); 4) копия (выписка) протокола заседания ученого совета (примечание 2); 5) копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом); 6) копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации; 7) договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц). От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. форма договора изложена в новой редакции постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.01.2020 № 50; 8) направление на работу (примечание 3) или свидетельство о направлении на работу (примечание 4). От редакции «Бизнес-Инфо» С 10 сентября 2021 г. следует применять форму направления на работу в ред. постановления Минтруда и соцзащиты от 18.08.2021 № 61	Документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: 1) характеристики (оформляются в произвольной форме на листе бумаги формата А4) и аттестационные листы; 2) списки научных трудов и изобретений; 3) заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника; 4) копии (выписки) приказов (распоряжений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т. п.; 5) иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь	1) копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания); 2) справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы; 3) другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно. Справочно Для определения сроков хранения документов, образующихся в деятельности организации, необходимо руководствоваться перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140). От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением Минюста от 30.08.2022 № 115 внесены изменения в Перечень № 140. Комментарий см. здесь
Обратите внимание! В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности (часть третья п.8 Инструкции № 2)
ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНОГО ДЕЛА
1. Составляется внутренняя опись документов по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 2. Справочно Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» (п.10 Инструкции № 2). 2. Документы личного дела помещаются в отдельную обложку. 3. Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке. 4. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел. 5. Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка (приложение 6 к Инструкции № 2), которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело
ВЕДЕНИЕ, ХРАНЕНИЕ И ПЕРЕДАЧА ЛИЧНЫХ ДЕЛ В АРХИВ
Руководитель организации приказом не реже одного раза в 5 лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел (п.22 Инструкции № 2). Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров. Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи (п.23 Инструкции № 2). При этом личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников

Примечание 1. Для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством.

Примечание 2. Для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей.

Примечание 3. Категории граждан, которые направляются органами по труду, занятости и социальной защите по направлению, определены в ст.11 Закона Республики Беларусь от 15.06.2006 № 125-З «О занятости населения Республики Беларусь».

Примечание 4. Распределение выпускников, получивших послевузовское, высшее, среднее специальное или профессионально-техническое образование, регулируется нормами Положения о порядке распределения, перераспределения, направления на работу, последующего направления на работу выпускников, получивших послевузовское, высшее, среднее специальное или профессионально-техническое образование, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.06.2011 № 821.

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 1 сентября 2022 г. следует руководствоваться Положением о порядке распределения, перераспределения, направления на работу, перенаправления на работу, предоставления места работы выпускникам, получившим научно-ориентированное, высшее, среднее специальное или профессионально-техническое образование, утв. постановлением Совмина от 31.08.2022 № 572.

17.12.2018

Талина Лукьяненко, DipIAS ICFM, аудитор, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»