Личное дело работника: формирование, оформление, ведение

Талина Лукьяненко
DipIAS ICFM, аудитор, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

24.01.2023

Личное дело включает документы, в которых отражены сведения о работнике и его трудовой деятельности. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы). Личные дела включаются в документы по личному составу.

первичный учетный документ

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). В таблице показано, какие документы включаются в личное дело, а какие - нет.

Документы, ВКЛЮЧАЕМЫЕ в личное дело			Документы, НЕ ВКЛЮЧАЕМЫЕ в личное дело
при приеме на работу		в процессе ведения личного дела
все категории работников	отдельные категории работников
ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНОГО ДЕЛА
1. Внутренняя опись документов личного дела. 2. Дополнение к личному листку по учету кадров. 3. Личный листок по учету кадров (заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений (п.11 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2). 4. Автобиография (составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4 (п.14 Инструкции № 2). 5. Копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.) должны быть заверены в установленном порядке. 6. Заявление о приеме на работу. 7. Копия (выписка) приказа (распоряжения) о приеме на работу (назначении на должность). Справочно По решению руководителя или кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками организации любой формы собственности (ч.2 п.8 Инструкции № 2)	1. Декларация о доходах (примечание 1). 2. Контракт (для государственных служащих). 3. Анкета (заполняется поступающим на работу собственноручно). 4. Копия (выписка) протокола заседания ученого совета (примечание 2). 5. Копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом). 6. Копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации. 7. Договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц). 8. Направление на работу (примечание 3) или свидетельство о направлении на работу (примечание 4)	Документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: 1) характеристики (оформляются в произвольной форме на листе бумаги формата А4) и аттестационные листы; 2) списки научных трудов и изобретений; 3) заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника; 4) копии (выписки) приказов (распоряжений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т. п.; 5) иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь	1. Копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания). 2. Справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы. 3. Другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно. Справочно Для определения сроков хранения документов, образующихся в деятельности организации, необходимо руководствоваться Перечнем № 140
Обратите внимание! В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности (ч.3 п.8 Инструкции № 2)
ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНОГО ДЕЛА
1. Составляется внутренняя опись документов по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 2. Справочно Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» (ч.2 п.10 Инструкции № 2). 2. Документы личного дела помещаются в отдельную обложку. 3. Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке. 4. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел. 5. Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка (приложение 6 к Инструкции № 2), которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело
ВЕДЕНИЕ, ХРАНЕНИЕ И ПЕРЕДАЧА ЛИЧНЫХ ДЕЛ В АРХИВ
Руководитель организации приказом не реже одного раза в 5 лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел (ч.1 п.22 Инструкции № 2). Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров. Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи (п.23 Инструкции № 2). При этом личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников

Примечание 1. Для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством.

Примечание 2. Для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей.

Примечание 3. Категории граждан, которые направляются органами по труду, занятости и социальной защите по направлению, определены в ч.1 ст.11 Закона от 15.06.2006 № 125-З «О занятости населения Республики Беларусь».

Примечание 4. Распределение выпускников, получивших послевузовское, высшее, среднее специальное или профессионально-техническое образование, регулируется нормами Положения о порядке распределения, перераспределения, направления на работу, перенаправления на работу, предоставления места работы выпускникам, получившим научно-ориентированное, высшее, среднее специальное или профессионально-техническое образование, утв. постановлением Совмина от 31.08.2022 № 572.

Дополнительно по теме

• Алгоритм формирования и оформления личного дела работника.

• Формирование и оформление личных дел: ответы на актуальные вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Личный листок по учету кадров (пример).

• Автобиография работника для личного дела (пример).

• Какие документы включаются в личное дело работника при присвоении ему квалификационной категории: заявление, приказ, характеристика, аттестационный лист? И в дополнении к личному листку по учету кадров запись о присвоении класса вносится в подп.2.2 «Сведения о повышении квалификации, аттестация» или в подп.2.3 «Записи о присвоении классов»?