Личные дела государственных служащих: особенности ведения

Сведения о прохождении государственной службы отражаются в личном деле государственного служащего, которое содержит анкетные и автобиографические данные.

К личному делу приобщаются также документы об образовании, обучении, аттестации государственного служащего и др.

Личное дело государственного служащего ведется кадровой службой соответствующего государственного органа в порядке, определяемом законодательством (часть вторая п.1 ст.14 Закона Республики Беларусь от 15.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь», далее - Закон № 204-З).

Специальный порядок ведения личных дел государственных служащих не определен. Поэтому государственные органы руководствуются нормами Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция № 2), которая носит универсальный характер.

Например, контракты с государственными служащими подлежат обязательному включению в состав личного дела (абзац 4 п.7 Инструкции № 2).

Помимо Инструкции № 2, включение в состав личных дел государственных служащих отдельных документов регулируется иными нормативными правовыми актами. Среди них:

1) письменное обязательство по соблюдению ограничений, предусмотренных законодательством о борьбе с коррупцией.

Гражданин, претендующий на занятие должности, которая в соответствии с Законом Республики Беларусь от 15.05.2015 № 305-З «О борьбе с коррупцией» (далее - Закон № 305-З) относится к должности государственного должностного лица, подписывает обязательство, предусмотренное ст.16 Закона № 305-З (п.4 ст.25 Закона № 204-З).

Государственное должностное лицо в целях недопущения действий, которые могут привести к использованию им своего служебного положения и связанных с ним возможностей и основанного на нем авторитета в личных, групповых и иных внеслужебных интересах, дает обязательство по соблюдению ограничений, установленных ст.17-20 Закона № 305-З (часть первая ст.16 Закона № 305-З).

Такое обязательство оформляется в письменной форме кадровой службой соответствующего государственного органа, иной организации.

Обратите внимание!

Обязательство подлежит включению в состав личного дела государственного служащего (абзац 3 п.7 Инструкции № 2).

Форма обязательства по соблюдению ограничений, предусмотренных законодательством о борьбе с коррупцией, нормативными правовыми актами не установлена. Кадровой службой государственного органа в зависимости от должности, которая предполагается к занятию лицом, дающим такое обязательство, разрабатывается соответствующая форма.

2) декларация о доходах и имуществе.

Декларации о доходах и имуществе, а также прилагаемые к ним документы хранятся в отдельной папке, являющейся неотъемлемой частью личного дела обязанного лица, в порядке и сроки, установленные законодательством для хранения личных дел, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь (пп.14, 15 Положения о порядке проверки и хранения деклараций о доходах и имуществе, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.01.2016 № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 27 марта 2022 г. п.15 Положения № 19 исключен постановлением Совмина от 25.03.2022 № 169.

Обратите внимание!

Личные дела, в том числе декларации о доходах и имуществе, хранятся в организациях 75 лет после увольнения работников (примечание к подп.638.1-638.3 п.638 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - Перечень);

3) выписка из протокола заседания конкурсной комиссии.

Конкурс на занятие государственной должности проводится в целях привлечения и отбора кадров на работу в государственные органы. Конкурс объявляется государственным органом только на вакантную должность и при отсутствии резерва кадров для ее занятия (пп.1, 2 Положения о проведении конкурса на занятие государственной должности, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26.09.2003 № 1221, далее - Положение № 1221).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 1 сентября 2022 г. следует руководствоваться Положением о проведении конкурса на занятие государственной гражданской должности, утв. постановлением Совмина от 31.08.2022 № 571.

Результаты конкурса оформляются протоколом и доводятся до сведения его участников. Выписка из протокола заседания конкурсной комиссии о результатах конкурса хранится в личном деле работника, назначенного на должность по итогам проведенного конкурса (пп.21, 22 Положения № 1221).

Срок хранения протоколов заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей служащих, избранию на должность служащего - 75 лет (п.636 Перечня);

4) аттестационный лист и характеристика.

На каждого аттестуемого государственного служащего не позднее чем за 10 дней до начала аттестации в аттестационную комиссию представляется служебная характеристика за подписью руководителя структурного подразделения или государственного органа (организации), содержащая объективную оценку практической деятельности государственного служащего, уровня его профессиональной подготовки, правовой культуры, умения работать с людьми (часть первая п.8 Положения о проведении аттестации государственных служащих, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 06.11.2003 № 489, далее - Положение № 489).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 1 сентября 2022 г. следует руководствоваться Положением о проведении аттестации государственных гражданских служащих, утв. постановлением Совмина от 30.08.2022 № 563.

Аттестационный лист и служебная характеристика государственного служащего хранятся в его личном деле (п.19 Положения № 489).

Форма аттестационного листа установлена в приложении к Положению № 489.

27.03.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела