Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Личные дела после реорганизации организации: порядок работы

Реорганизация организации - изменение статуса юридического лица в таких формах, как слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование. Как ведется работа с личными делами работников при этом, читайте в материале.

Вопросы оформления трудовых отношений работников и нанимателя в случае реорганизации регулируются ст.36 ТК. Так, при реорганизации (слиянии, присоединении, разделении, выделении, преобразовании) организации трудовые отношения с согласия работника на условиях, предусмотренных трудовым договором, продолжаются. При отказе работника от продолжения работы по той же профессии, занимаемой должности трудовой договор прекращается в соответствии с п.5 ч.2 ст.35 ТК.

Наряду с внесением записей в трудовые книжки работников об изменении наименования нанимателя и заключением дополнительных соглашений к трудовым договорам с работниками, выразившими согласие на продолжение трудовых отношений, появляется необходимость передачи и учета документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Такие документы хранятся в личном деле работника. Личное дело работника формируется после заключения с ним трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Основные требования к формированию личного дела содержатся в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2.

Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел (ч.1 п.20 Инструкции № 2).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться п.14 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

В процессе реорганизации образовавшиеся в ее деятельности личные дела уволенных работников и работников, которые продолжают состоять в трудовых отношениях, передаются правопреемнику (ч.1 п.357 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.357 Правил № 143 изложен в новой редакции постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

При этом личные дела уволенных работников и работников, которые продолжают состоять в трудовых отношениях, будут составлять различные фонды согласно п.184 Правил № 143.

Переданные личные дела работников, которые продолжают состоять в трудовых отношениях, учитываются в новом журнале (книге) учета личных дел, начиная с первого порядкового номера. Датой постановки на учет будет дата акта приема-передачи дел, в соответствии с которым будут переданы личные дела.

После внесения данных в новый журнал (книгу) учета личных дел и присвоения им новых номеров необходимо уточнить индексы личных дел, указанных на обложке.

В номенклатуре дел организации личные дела учитываются под одним индексом, однако индекс из номенклатуры дел на обложки личных дел не переносится. Индексами личных дел являются порядковые номера, присваиваемые им по журналу (книге) учета личных дел. В этом случае прежний индекс заключается в скобки, а новый записывается над ним.

Пример 2 Личное дело № (164) Ковалева Ирина Николаевна

Соответствующие изменения вносятся о наименовании организации и структурного подразделения.

Датой заведения личного дела будет дата распорядительного документа (постановления, приказа, распоряжения, решения) о приеме работника на работу (назначении на должность). Соответственно, дата начала личных дел после их передачи в выделенную организацию не изменяется.

Обложка личного дела после реорганизации организации (пример)

02.06.2021

Екатерина Дернович, юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела