ЛПА организации по работе с документами в электронном виде, электронными документами: основные аспекты

Ольга Жук
заведующий отделом методологии управления электронными документами государственного учреждения «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации»

16.07.2024

Одним из этапов внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АС ДОУ), информационных систем архивов организаций является разработка ЛПА, которые регламентируют работу с документами в электронном виде (ДЭВ), электронными документами (ЭД) в организации.

Основные аспекты составления таких ЛПА мы рассмотрели на примерах формулировок.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, обязаны согласовать свои ЛПА по работе с ДЭВ, ЭД с соответствующим госархивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета (ч.1 п.4 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19).

Если организация не является источником комплектования госархива, то соответствующий ЛПА необходимо согласовать с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) вышестоящей организации (при ее наличии).

Организации могут разработать следующие ЛПА, регламентирующие работу с ДЭВ, ЭД:

✓ инструкция по делопроизводству в организации;

✓ инструкция о порядке работы с ДЭВ, ЭД в организации;

✓ положение об экспертной комиссии организации;

✓ положение об архиве организации;

✓ правила работы с ДЭВ, ЭД в архиве организации;

✓ иные ЛПА (регламент электронного документооборота, стандарт предприятия и др.).

Инструкция по делопроизводству в организации - это комплексный ЛПА, регламентирующий работу с документами на бумажном носителе, ДЭВ, ЭД.

Если организация выбирает вариант разработки комплексного ЛПА по работе с ДЭВ, ЭД, то в первой главе необходимо прописать, что сфера действия ЛПА распространяется на документы независимо от вида носителя.

Пример Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила ее подготовки, оформления, разработки форм документов, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и передачи в архив, осуществляемые с помощью традиционных технологий, а также посредством автоматизированной системы электронного документооборота «Название АС ДОУ».

При разработке комплексной инструкции по делопроизводству либо инструкции о порядке работы с ДЭВ, ЭД необходимо регламентировать следующие вопросы:

✓ порядок организации электронного документооборота;

✓ подготовка и согласование проекта ДЭВ, ЭД;

✓ подписание, регистрация и контроль исполнения ДЭВ, ЭД;

✓ обеспечение целостности и сохранности ДЭВ, ЭД;

✓ формирование электронных и гибридных дел;

✓ контроль исполнения документов на бумажном носителе, ДЭВ, ЭД;

✓ порядок включения ДЭВ, ЭД в номенклатуру дел организации;

✓ оперативное хранение ДЭВ, ЭД;

✓ подготовка ДЭВ, ЭД к передаче в архив организации и уничтожению.

Если в делопроизводстве организации будут создаваться и обращаться электронные копии документов на бумажном носителе и копии ДЭВ, ЭД, то в рассматриваемые ЛПА дополнительно включаются следующие главы:

• удостоверение и применение электронных копий документов на бумажном носителе в соответствии с п.54 Инструкции № 19;

• удостоверение и применение копий ДЭВ, ЭД в соответствии с:

- п.59 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4);

- Положением о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утв. постановлением Совмина от 20.07.2010 № 1086.

Перечень форматов ДЭВ, ЭД, создаваемых в рамках АС ДОУ, следует закрепить в ЛПА.

Так, внутренние ДЭВ, ЭД организации постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения или с отметкой «ЭПК», включая приложения, должны быть представлены в формате PDF/А1 или PDF/А2 (ч.2 п.199 Инструкции № 4).

Все ДЭВ, ЭД и приложения к ним, направляемые в сторонние организации, то есть исходящие документы, должны быть представлены в формате PDF/А1 или PDF/А2.

В приложениях к ЛПА стоит привести образцы документов:

1) описи электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения;

2) внутреннюю опись ДЭВ, ЭД электронного дела и др.

Поскольку ДЭВ, ЭД в организации так же, как и документы на бумажном носителе, подлежат экспертизе ценности на разных этапах жизненного цикла, то в положение об экспертной комиссии организации необходимо внести соответствующие пункты в отношении экспертизы ценности ДЭВ, ЭД. Например, в главе «Общие положения» необходимо указать, что экспертная комиссия организации проводит экспертизу ценности, в том числе и ДЭВ, ЭД.

Пример Экспертная комиссия (далее - ЭК) в (Наименование организации) создается для организации и проведения работ по экспертизе ценности и отбору документов на бумажном носителе, документов в электронном виде, электронных документов (далее, если не определено иное, - документы) постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, для передачи на хранение в архив (Наименование организации), на постоянное хранение в (Наименование государственного архива) и уничтожения дел, электронных дел (далее, если не определено иное, - дела), сроки хранения которых истекли.

Пункты в отношении функционала экспертной комиссии по работе с ДЭВ, ЭД могут быть следующие:

Пример «Рассматривает и согласовывает описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, описи электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу». «Рассматривает и согласовывает акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, акты о выделении к уничтожению документов в электронном виде и электронных дел, не подлежащих хранению, акты о неисправимом повреждении документов, акты об отсутствии дел и (или) о необнаружении дел постоянного хранения».

В положении об архиве организации в главе «Общие положения» также необходимо указать:

Пример «Архив предназначен для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов на бумажном носителе, документов в электронном виде, электронных документов (далее, если не определено иное, - документы) и дел, электронных дел (далее, если не определено иное, - дела) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу».

Состав ДЭВ, ЭД, которыми будет комплектоваться архив организации, включается в главу «Состав документов архива».

Пример «В архиве организации хранятся: ДЭВ, ЭД постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в процессе деятельности "Наименование организации", в том числе научно-техническая документация, документы по личному составу; архивные копии информационных ресурсов (баз данных, веб-сайтов и другие); ДЭВ, ЭД из личных фондов работников организации; научно-справочный аппарат к документам архива организации; ДЭВ, ЭД реорганизованных, ликвидированных организаций в случаях, определенных статьей 19 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З "Об архивном деле и делопроизводстве". В состав ДЭВ, ЭД, хранящихся в архиве организации, по решению "Наименование должности руководителя организации" могут включаться ДЭВ, ЭД временного (до 10 лет) хранения».

Порядок архивного хранения ДЭВ, ЭД регламентируют Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20.

Локальный правовой акт «Правила работы с документами в электронном виде, электронными документами в организации» может состоять из следующих разделов:

✓ общие положения;

✓ порядок передачи и приема ДЭВ, ЭД в архив организации;

✓ учет ДЭВ, ЭД в архиве организации;

✓ обеспечение сохранности и целостности ДЭВ, ЭД в архиве организации;

✓ использование ДЭВ, ЭД в архиве организации;

✓ уничтожение ДЭВ, ЭД, не подлежащих хранению.

Если организация является источником комплектования государственного архива, то дополнительно в указанный ЛПА включают раздел, регламентирующий порядок передачи ДЭВ, ЭД на постоянное хранение.

В приложениях к такому ЛПА необходимо привести формы учетных документов, акта о выделении к уничтожению документов в электронном виде и электронных дел, не подлежащих хранению, акта приема-передачи электронных дел на постоянное хранение и др.

Дополнительно по теме • Инструкция по делопроизводству с 1 июля 2024 года: корректируем свой ЛПА.