Материал помещен в архив

МАРШРУТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемами прохождения документов, разрабатываемыми службой документационного обеспечения управления и утверждаемыми руководством организации (подп.138.2 п.138 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).

Таким образом, указанная Инструкция предусматривает необходимость формализации маршрутов движения основных категорий документов, включая определение того, какие действия с ними выполняются на каждом из этапов такого маршрута.

Разработка схем (маршрутов) прохождения документов предполагает достижение следующих основных целей:

• формализация предполагаемых путей прохождения и этапов обработки документов;

• оптимизация существующих (формально определенных или же фактически сложившихся) путей прохождения и этапов обработки документов.

Подробное описание и визуализация маршрутов движения документов позволяют выявить и наглядно отобразить неоправданные этапы работы с ними, включающие лишние операции и «петли» в их движении, а также проанализировать, рационально ли распределены функции по работе с конкретными документами между различными работниками.

Традиционно схемы движения документов находят отражение в виде оперограмм - таблично-графического отображения последовательности делопроизводственных операций, при котором по горизонтали слева направо изображаются исполнители, а по вертикали сверху вниз - последовательность операций (см. рисунок 1).

Рисунок 1

Пример оперограммы прохождения входящей корреспонденции

Такая форма представления информации позволяет наглядно отобразить маршрут движения документов, включая перечень исполнителей и последовательность стадий работы с документами. Оперограммы показывают, из каких стадий и элементов складывается процесс работы с документами, какова связь каждой операции с определенным рабочим местом, и характеризуют функции соответствующих исполнителей. С их помощью можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты движения документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов.

В настоящее время при внедрении систем электронного документооборота (далее - СЭД) для описания управленческих процессов, в т.ч. документационных, деятельности организации в целях их автоматизации чаще всего используются специальные нотации моделирования процессов деловой деятельности, такие как BPMN (примечание 1) или EPC (примечание 2), позволяющие визуализировать сложные связи между различными документопотоками и процессами деятельности, каналы коммуникаций между несколькими информационными системами, их элементами и др. Пример схемы работы с входящей корреспонденцией в нотации BPMN отражен на рисунке 2.

Рисунок 2

Пример схемы работы с входящей корреспонденцией в нотации BPMN

По сравнению с оперограммой схемы в нотациях BPMN позволяют отразить более широкий спектр условий, сопутствующих движению документов (обуславливающих его) и в целом связанных с документируемыми процессами деловой деятельности.

Наличие продуманных схем движения документов является важным условием для автоматизации документооборота, так как позволяет четко определить последовательность и условия автоматической отправки документов, заданий и напоминаний исполнителям, иным его участникам.

Современные СЭД, такие как Directum (http://www.directum.ru), имеют в своем составе средства, позволяющие настроить гибкую маршрутизацию документов и заданий в соответствии с заранее заданным путем (см. рисунок 3).

Рисунок 3

Пример схемы согласования документа в системе электронного документооборота Directum

Средства автоматической маршрутизации в Directum позволяют настроить как простые, так и достаточно сложные маршруты движения документов, включающие десятки инстанций (работников, подразделений), участвующих в процессе работы с ними, и учитывающие разнообразные алгоритмы, обуславливающие порядок движения документов, уведомлений к участникам процесса и др.

Так, во многих организациях один из наиболее сложных маршрутов - согласование договоров. При подготовке и согласовании договоров должны учитываться все возможные пути их перемещения, включающие множество согласующих инстанций, в зависимости от ряда исходных и промежуточных условий (тип договора, его сумма, валюта договора, категория контрагента и др.).

В зависимости от разных условий перечень согласующих инстанций и порядок передачи договора между ними могут значительно отличаться, а в процессе движения договора необходимые данные могут автоматически отправляться в или поступать из внешней учетной системы организации (например, 1С: Предприятие), в которой этот договор учитывается, ведется контроль оплаты работ по нему и др.

В целом, автоматизация движения документов в СЭД согласно заранее определенному маршруту позволяет:

• уменьшить время на передачу документов между подразделениями и отдельными исполнителями;

• исключить ошибки, возникающие при некорректной «ручной» передаче документов;

• исключить риск утраты документов;

• вести автоматический учет документов на разных стадиях их жизненного цикла;

• автоматически контролировать процесс подготовки и исполнения документов, включая автоматическую генерацию заданий и напоминаний исполнителям, согласующим и подписывающим лицам для своевременного выполнения необходимых действий с документами;

• автоматически фиксировать историю движения документов, генерировать листы согласования (ознакомления) для отражения результатов согласования документов (ознакомления с ними).

Особенностью Directum является то, что разработка и настройка маршрутов движения документов может осуществляться силами самой организации, в которой эксплуатируется данная СЭД.

Следует отметить, что реализованный в Directum механизм автоматической маршрутизации используется не только для автоматизации движения документов (docflow), но и для автоматизации различных процессов деловой деятельности (потоков работ - workflow), не связанных либо только частично связанных с документами. В этом случае информация и задания передаются от одного участника процесса к другому для выполнения необходимых действий в соответствии с определенными правилами, а отдельные этапы процесса вообще могут обрабатываться автоматически.

В качестве примера можно привести маршрут задания отделу информационных технологий на создание учетной записи электронной почты для нового работника (см. рисунок 4).

Рисунок 4

Маршрут задания отделу информационных технологий на создание учетной записи электронной почты для нового работника

Примечание 1. BPMN (англ. Business Process Model and Notation, нотация и модель бизнес-процессов) - система условных обозначений (нотация) для моделирования бизнес-процессов (процессов деловой деятельности).

Примечание 2. EPC (англ. event-drivenprocesschain, событийная цепочка процессов) - тип блок-схемы, используемой для бизнес-моделирования (моделирования процессов деловой деятельности).

Справочно Для более детального изучения см.: • «Регистрация документов в системе электронного документооборота»; • «Поиск документов в системе электронного документооборота».

10.09.2014

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года