ПОИСК ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

При использовании системы электронного документооборота (далее - СЭД) объемы хранимых в ней документов постоянно растут. С учетом этого большое значение имеют инструменты поиска документов в СЭД.

Наиболее частыми традиционными инструментами поиска документов в «бумажном» делопроизводстве являются различные регистрационно-контрольные формы (журналы, картотеки). При работе с СЭД эти инструменты также используются, однако здесь их возможности значительно шире.

На примере СЭД Directum рассмотрим функционал современной СЭД, используемый при регистрации документов. Создаваемые в процессе регистрации документов сведения составляют основной информационный массив, по которому чаще всего в делопроизводстве осуществляется поиск документов. Поиск документов в Directum с использованием регистрационно-контрольных форм позволяет за считанные секунды по одному или нескольким реквизитам или иным поисковым признакам найти нужный.

Справочно Более подробно о работе с документами на примере системы электронного документооборота Directum см. в пособии «Регистрация документов в системе электронного документооборота».

Электронные регистрационно-контрольные карточки, заполняемые при регистрации документов, представляют собой набор записей в базе данных. Соответственно совокупность таких карточек можно представить как в виде набора отдельных карточек, так и в табличной форме - в виде электронного регистрационного журнала.

Рисунок 1

Пример представления регистрационных записей в виде электронного регистрационного журнала

Подобное представление регистрационных записей позволяет осуществлять быстрый поиск по любому из реквизитов или иных атрибутов.

Во-первых, Directum позволяет осуществлять поиск путем установки фильтров в списке регистрационных записей. Данный способ позволяет сделать выборку зарегистрированных документов по одному или нескольким реквизитам регистрационно-контрольной карточки. Так, на рисунке 2 представлен результат выборки документов по значениям реквизита «Корреспондент» и «Дата документа».

Рисунок 2

Пример результатов выборки регистрационных записей в электронном регистрационном журнале

Во-вторых, Directum позволяет осуществлять поиск зарегистрированных документов путем группировки регистрационных записей по одному или нескольким реквизитам. На рисунке 3 представлен результат древовидной группировки регистрационных записей по корреспондентам.

Рисунок 3

Пример древовидной группировки регистрационных записей в электронном регистрационном журнале по реквизиту «Корреспондент»

В-третьих, при необходимости осуществления более сложного поиска зарегистрированных документов по более широкому набору реквизитов Directum позволяет использовать для этого специальную поисковую форму.

Рисунок 4

Поиск зарегистрированных документов по комплексу реквизитов

Рассмотренные выше способы поиска документов чаще всего востребованы работниками служб документационного обеспечения управления (ДОУ) (секретарями) в отношении зарегистрированных документов. Вместе с тем СЭД Directum представляет собой централизованное хранилище как официальных зарегистрированных документов (электронных копий бумажных документов), так и их проектов, версий и т.д. Это означает, что любой пользователь Directum имеет возможность самостоятельного поиска таких документов.

Для этого Directum предоставляет возможность всем пользователям искать документы по различным реквизитам и иным поисковым атрибутам:

• виду;

• заголовку;

• дате создания;

• дате последнего обращения к нему и др. (см. рисунок 5).

Рисунок 5

Пользовательский поиск документов и их проектов по комплексу реквизитов (атрибутов)

При выполнении поиска система автоматически отслеживает у работника наличие установленных прав на тот или иной документ. В результатах поиска система не отобразит документ, если на него у работника нет соответствующих прав доступа.

Важной особенностью, значительно упрощающей поиск документов, является возможность полнотекстового поиска, т.е. поиска документов не только по реквизитам (атрибутам), но и по содержанию документов. Для осуществления такого поиска Directum использует специальные механизмы, учитывающие различные возможные словоформы (например, различные окончания одного и того же слова). Подобная возможность приближает практику поиска документов к той, к которой многие привыкли при их поиске в Интернете (например, посредством Google или Yandex), когда для поиска документов и прочей информации используется только одна основная строка поиска.

Полнотекстовый поиск в равной степени позволяет искать необходимую информацию по текстам всех наиболее распространенных файловых форматов: MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, PDF (при наличии в нем текстового слоя), RTF, TXT и др.

Помимо поиска документов по реквизитам (атрибутам) и тексту в СЭД Directum также существует возможность контекстного поиска документов по связям с другими документами. Так, при регистрации договора можно создать в СЭД логическую связь между этим договором, актами выполненных работ к нему, а также иными документами, образующимися в ходе исполнения договора, даже если в соответствии с номенклатурой дел все эти документы будут формироваться в разные дела (см. рисунок 6). Наличие подобных связей позволяет быстро найти весь комплекс документов по одному вопросу.

Рисунок 6

Один из вариантов отображения связей между документами в системе электронного документооборота Directum

В целом возможность самостоятельного поиска работниками документов в СЭД позволяет снизить нагрузку на службу ДОУ (секретарей), освободив этим работникам время для выполнения других обязанностей.

18.04.2014

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года